Облік витрат на офісні товари у ТОВ Дія СІТІ

Давайте розглянемо Ваше питання:

Придбання продуктів харчування (бананове молоко, солодощі, круасани тощо) для офісу зазвичай розцінюється як забезпечення господарської діяльності (адміністративні витрати) або як створення належних умов праці. Стаття 158 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n899 : Обов’язок роботодавця забезпечити належні умови праці.

1. Документування

Працівники, які проводять закупівлю цих товарів, повинні подати Авансовий звіт (Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт). До звіту додається оригінали фіскальних чеків. Пункт 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Варто «узаконити» такі витрати на рівні наказу (розпорядження) по підприємству.

• Наказ про організацію харчування/забезпечення офісу напоями та смаколиками для створення належних умов праці та прийому відвідувачів.
• Потім скласти кошторис витрат на місяць.

2. Бухгалтерські проводки

Оприбуткування: Прийнято продукти на склад (на підставі чека та аванс. звіту): Дт 209 - Кт 372

Виплата: Повернення коштів працівникам, якщо закуплялись за власний рахунок, з каси або на картку: Дт 372 - Кт 311/301

Списання: Використання продуктів в офісі (на підставі акта списання відповідно до кошторису): Дт 92 - Кт 209 щомісяця списуйте придбані товари на витрати на підставі акту, де вказано, що продукти використані для загальних потреб офісу.

3. Податкові нюанси

ПДВ: Якщо компанія є платником ПДВ, податковий кредит за чеками (до 240 грн з ПДВ на добу по одному постачальнику без податкової накладної) можна включати до звітності (пп. «б» п. 201.11 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 . Однак ДПС часто вимагає нараховувати "компенсуючі" податкові зобов'язання (п. 198.5 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 , оскільки продукти не використовуються безпосередньо у виробництві ПЗ. Безпечніше для аудиту - нараховувати ПДВ на списання.

Податок на прибуток: Витрати визнаються за правилами бухобліку (на підставі акта списання). Коригувань (різниць) для таких операцій ПКУ не передбачає. НП(С)БО 16 «Витрати» Пункт 7 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25

Дія Сіті (Особливий режим): При переході на податок на виведений капітал (ПнВК 9%) витрати на продукти не є об'єктом оподаткування цим податком, якщо вони документально підтверджені як господарські витрати компанії. Стаття 141.9-1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10752 Якщо ви оберете особливий режим (9% на виведений капітал), витрати на офіс (чай, кава, круасани) не вважаються виведенням капіталу і не оподатковуються додатково, якщо вони оформлені як господарські витрати.

ПДФО та Військовий збір: Якщо смаколики призначені для вільного використання всіма працівниками та відвідувачами (принцип "шведського столу"), персоніфікувати дохід неможливо. Отже, об’єкт оподаткування ПДФО та ВЗ не виникає. https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=27610

Порада: Щоб уникнути запитань від податківців, варто мати наказ по підприємству «Про забезпечення належних умов праці та обслуговування клієнтів» та кошторис витрат, де прописати придбання чаю/кави, смаколиків для офісу.

4. Рекомендації для Дія Сіті

• Положення про соцпакет: Пропишіть у внутрішніх правилах компанії, що забезпечення офісу продуктами харчування є частиною корпоративної культури та умов праці.
• Аудит: Для щорічного обов'язкового аудиту резидента Дія Сіті критично важливо, щоб усі витрати за корп. картками були закриті вчасними авансовими звітами. Питання можуть виникнути до "нетипових" покупок (наприклад, кетчуп або чіпси), якщо вони не виглядають як частина звичайного офісного перекусу. Намагайтеся уникати занадто специфічних товарів, які важко пояснити як "офісні".

Пропоную Вам ознайомитись із статтею на нашому сайті стосовно Вашого питання https://7eminar.ua/news/2120-cai-kava-solodoshhi-dlya-pracivnikiv-ta-vidviduvaciv-oblik-ta-opodatkuvannya

Раді допомогти, звертайтесь ще!