Документи для оформлення втрати товару та обліку ПДВ

Втрату товару перевізником оформлюють актом нестачі та претензією, постачальник списує втрати на витрати, виставляє ПН перевізнику на суму компенсації з ПДВ, а перевізник включає ПДВ до податкового кредиту й нараховує ПЗ за п. 198.5 ПКУ.

Документальне оформлення. Для обох сторін:

Складається акт про нестачу або пошкодження вантажу (форма з Додатку 4 до Правил перевезення ДАкт (у разі зіпсуття або пошкодження вантажу)). Акт має бути підписаний обома сторонами - замовником і перевізником.

На підставі цього акта постачальник складає акт списання втраченого товару (довільної форми з усіма реквізитами).

Постачальник або покупець (залежно від умов поставки) складає претензію до перевізника з вимогою відшкодувати вартість втраченого товару. До претензії додаються ТТН, акт про втрату.

Бухгалтерський облік у перевізника: Визнано претензію Дт 949 Кт 685. Відшкодовано шкоду продавцю товару - стороні, що постраждала Дт 685 Кт 311

Податок на прибуток. Є збільшувальна податкова різниця у випадку, якщо цей штраф, наприклад, нарахували на користь платника єдиного податку (платник податку на прибуток, який визначає об’єкт оподаткування шляхом коригування фінансового результату до оподаткування на різниці)

Щодо ПДВ. Станом на зараз чинне роз’яснення податкової служби в ЗІР (категорія 101.07 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=38046) втратило силу (з 28.08.2025), нове не оприлюднене. Це створює нормативну прогалину у питанні ПДВ-наслідків щодо компенсації за втрачений під час перевезення товар.

У зв’язку з цим, ми б обрали обережний і формально вивірений підхід, який узгоджується з позицією податкових органів, що діяла до вказаної дати, а також з принципом «сутність переважає над формою» (ст. 4 Закону про бухоблік):

Якщо компенсація за втрачені товари трактується як відшкодування збитків (шкоди), а не як плата за товар, - така операція не є об’єктом оподаткування ПДВ, адже право власності на товар не переходить до перевізника (пп. 14.1.191 ПКУ), немає постачання товарів/послуг (п. 185.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4483), абз. 6 п. 188.1 ПКУ прямо передбачає виняток для відшкодування шкоди.

Однак, з огляду на позицію податкових органів, яка розглядала компенсацію за втрачений товар як компенсацію його вартості (а не просто шкоду), - ми нараховуємо ПДВ за такою операцією. Зокрема, Постачальник (замовник перевезення): складає податкову накладну (ПН) на перевізника на суму компенсації; у графі 2 ПН зазначається найменування втраченого товару згідно з первинними документами; нараховуються податкові зобов’язання з ПДВ на повну суму компенсації.

Перевізник включає суму ПДВ з ПН до податкового кредиту; одночасно нараховує компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 ПКУ, оскільки втрачений товар не використовується в його господарській діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!