В бухобліку надлишки оприбутковують по аналогії із безоплатно отриманими активами, а нестачі підлягають списанню.

1. Облік лишків. Якщо під час інвентаризації виявлено лишки активів, то в такому разі найперше слід з'ясувати чи часом їхня поява не є банальною обліковою помилою (тобто, наприклад, запаси/основні засоби помилково свого часу не були оприбутковані чи навпаки відбулося помилкове їхнє списання). Адже, якщо лишки вилізли через помилку, то такі матеріальні цінності дооприбутковують у порядку виправлення таких помилок.
Якщо ж у підприємства немає жодних документів, які підтверджують походження таких лишків, то їх необхідно оприбутковувати по аналогії із безоплатно отриманими активами.

У бухобліку підставою для оприбуткування лишків, як правило, виступає протокол інвентаризації та відповідний наказ по підприємству.
Відповідно до п. 2.14 Методекомендацій № 2 - https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0002201-07#n34 виявлені у процесі інвентаризації надлишки запасів оприбутковуються за чистою вартістю реалізації запасів (якщо вони реалізуються), або в оцінці можливого використання запасів (якщо вони використовуються на самому підприємстві). Остання може бути визначена виходячи з вартості подібних запасів при наявності їх на балансі підприємства, з урахуванням ступеня їх придатності до експлуатації (п. 2.12 Методрекомендацій № 2).

Оприбутковувати лишки основних засобів доречно за справедливою вартістю (п. 10 НП(С)БО 7 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#o52).

У бухзаписах оприбуткування лишків запасів відображають так: Дт 201, 207 Кт 719 (див. п. 10 додатка 3 до Методрекомендацій № 2). А оприбуткування основних засобів можна показати так: Дт 10 Кт 746 (див. п. 21 додатка до Методрекомендацій № 561 - https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0561201-03#n198).
Подальше використання лишків у госпдіяльності відображають за звичними правилами (тобто, воно нічим не відрізняється від використання покупних активів).
У прибутковому обліку операції із оприбуткування та використання інвентаризаційних лишків відображають суто за правилами бухобліку (тобто ніде окремо в декларації цю операцію не показують). Відображений в бухобліку доход під час оприбуткування лишок у складі загального фінрезультату, який записують до рядка 02 декларації з податку на прибуток, впливатиме й об'єкт оподаткування податком на прибуток.

На ПДВ-облік оприбуткування лишків взагалі не впливає.

2. Облік нестач. В бухобліку нестачі запасів, виявлих під час інвентаризації, списують так: Дт 947 Кт 20.28, 26.

А списання нестачі основних засобів можна показати так: Дт 976 Кт 10 та Дт 13 Кт 10.

Одночасно з цим, вартість таких нестач показують на позабалансовому субрахунку 072.

Якщо буде виявлено винну особу, то на ту суму, яка підлягає відшкодування нею роблять запис: Дт 375 Кт 716. А під час погашення такої заборгованості, наприклад, грошима роблять запис: Дт 311 Кт 375.

В обліку з податку на прибуток операцію зі списання нестач запасів треба відображати суто за правилами бухобліку. Адже щодо неї не передбачено жодних спецправил (в т.ч. податкових коригувань).
Позиція податкового органу щодо подібного питання викладена в наступних ІПК:
від 27.02.2024 р. № 998/ІПК/19-00-04-03-05
«Кодексом не передбачено різниць для коригування платником податку на прибуток підприємств фінансового результату до оподаткування за операціями зі списання запасів».
від 24.03.2021 р. № 1149/ІПК/99-00-21-02-02-06
«Положеннями Кодексу не передбачено коригування фінансового результату до оподаткування на різниці при списанні нестач товаро-матеріальних цінностей понад норми природного убутку, виявлених під час інвентаризації та нестач, що виникли при зберіганні запасів».
від 12.12.2019 р. № 1863/ІПК/26-15-04-04-11
«Кодексом не передбачено коригування фінансового результату до оподаткування по операціях з виявлення нестачі товаро-матеріальних цінностей. Такі операції відображаються при формуванні фінансового результату до оподаткування згідно з правилами бухгалтерського обліку».

Під час списанняч нестачі основних засобів виникатиме необхідність застосування звичних коригувань із ст. 138 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10662 (звичайно за умови, що Ваше підприємство веде облік податкових різниць).

Щодо відшкодування шкоди винною особою, то таку операцію у прибутковому обліку слід показувати суто за правилами бухобліку.

Щодо ПДВ-обліку заувжимо таке. Списані запаси вже не візьмуть участь у госпдіяльності (та й норми природного убутку в цьому разі не застосовуються). Тому в такому разі треба нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ на вартість списаних запасів на підставі пп. «г» п. 198.5 ПКУ. Щоправда, так треба вчиняти лише, якщо запаси, які підлягають списанню, раніше було придбано з ПДВ. У бухобліку нарахування такого ПДВ можна показати записом: Дт 949 Кт 643 та Дт 643 Кт 641/ПДВ.

Під час списання нестачі основних засобів також виникатиме необхідність нарахування компенсуючого ПДВ, виходячи із залишкової вартості списаних активів.

Відшкодування винною особою під оподаткування ПДВ на підставі п. 188.1 ПКУ не мало би потрапляти.