Розглянемо Ваші питання:

1. Потрібно провести інвентаризацію розрахунків, оформити акт та наказ керівника, і за її результатами списати заборгованість як безнадійну.

Відповідно до Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text під час проведення інвентаризації розрахунків з контрагентами (п. 7.3 розд. III) перевіряється обґрунтованість сум і строки виникнення заборгованості, а також встановлюється, чи не минув строк позовної давності.

Згідно з п. 7.5 Положення № 879, за результатами інвентаризації складається акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, і яка підлягає списанню. В акті зазначаються суми, причини виникнення, дати, контрагенти (якщо відомі) та висновки комісії. У вашому випадку доцільно в акті зазначити, що документи відсутні, особу контрагента не встановлено, строк позовної давності (3 роки - ст. 257 ЦКУ) минув.

На підставі цього акта керівник підприємства видає наказ про списання такої заборгованості. Бухгалтер оформлює бухгалтерську довідку, у якій обґрунтовує причини списання (відсутність документів, неможливість ідентифікувати кредитора, сплив строку позовної давності).

Бухгалтерський облік: списання кредиторської заборгованості: Дт 63(685) – Кт 717 «Дохід від списання кредиторської заборгованості».

2. Щодо ПДВ.

Податківці наполягають на нарахуванні компенсуючого ПДВ згідно з п.п.198.5 «г» ПКУ ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 ), якщо придбання товару було з ПДВ:

«…якщо платник податку при придбанні товарів/послуг у постачальника – резидента сформував податковий кредит на підставі податкової накладної, складеної та зареєстрованої в ЄРПН, але такі товари/послуги не були оплачені постачальнику протягом терміну позовної давності, то у податковому періоді, в якому відбувається списання кредиторської заборгованості, платнику податку – покупцю необхідно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ з використанням механізму, визначеного п. 198.5 ст. 198 ПКУ, та скласти і зареєструвати в ЄРПН відповідну податкову накладну» (роз’яснення ГУ ДПС https://cv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/713158.html ).

3. Для операції зі списання кредиторської заборгованості податкові різниці не передбачені.