Розглянемо повний цикл операції крок за кроком.

Крок 1. Отримання рахунку від оператора зв'язку (наприклад, "Київстар")
Підприємство отримує рахунок за послуги зв'язку за місяць, який включає вартість виробничих розмов та не пов'язаного з госпдіяльністю роумінгу. На підставі цього рахунку та податкової накладної від оператора робляться такі проведення:

Відображення витрат на зв'язок та податкового кредиту з ПДВ:Дт 92 «Адміністративні витрати» Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» / Київстар — 358,33 грн (вартість роумінгу без ПДВ).
Дт 641/ПДВ Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» / Київстар — 66,67 грн (сума вхідного ПДВ, на яку ви маєте право на податковий кредит на підставі зареєстрованої ПН).
Крок 2. Нарахування компенсуючих ПЗ та визнання боргу працівника
Оскільки послуга роумінгу використана не в господарській діяльності, підприємство зобов'язане нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ згідно з пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України. Водночас, оскільки працівник компенсує ці витрати, вся сума (вартість послуги + ПДВ) стає його боргом перед підприємством.

Сторнування витрат та визнання дебіторської заборгованості працівника:

Дт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» / ПІБ працівника Кт 92 «Адміністративні витрати» — 358,33 грн.
Цим проведенням ми переносимо суму витрат з рахунків підприємства на заборгованість конкретної фізичної особи.
Нарахування компенсуючих ПЗ з ПДВ за рахунок працівника:

Дт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» / ПІБ працівника Кт 641/ПДВ — 66,67 грн.
Це ключове проведення. Ми нараховуємо ПЗ, але дебетуємо не рахунок витрат (949), а рахунок розрахунків з працівником. Це логічно, оскільки працівник має відшкодувати підприємству не лише вартість послуги, а й фінансові втрати у вигляді нарахованого ПДВ (або втраченого податкового кредиту).
Після цих операцій на рахунку Дт 377 по дебету буде сформована загальна сума боргу працівника: 358,33 + 66,67 = 425,00 грн.

Крок 3. Утримання боргу із заробітної плати
На підставі заяви працівника сума його заборгованості утримується із нарахованої заробітної плати.

Проведення утримання:Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою» / ПІБ працівника Кт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» / ПІБ працівника — 425,00 грн.

Яке субконто використовувати для рахунку 6851?

У розрахунках з оператором зв'язку на рахунку 685 аналітичний облік (субконто) ведеться за контрагентом — "Київстар".
У розрахунках з працівником на рахунках 377 та 661 аналітичний облік ведеться за ПІБ працівника. Це необхідно для персоніфікованого обліку заборгованості та її погашення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!