На період відрядження засновника службовий автомобіль можна передати йому за наказом.

Підприємство може видати внутрішній наказ, яким дозволяє засновнику використовувати службовий автомобіль для здійснення відрядження. До наказу обов’язково має бути складений акт приймання-передачі транспортного засобу, в якому зазначаються технічний стан, пробіг, дата та мета використання авто.

Така передача ґрунтується на положеннях цивільного законодавства, зокрема статті 325 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1765, яка надає власнику право самостійно визначати порядок користування належним йому майном.

Витрати на відрядження

Згідно 170.9.1 ПКУ Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Таким чином, оформлення відрядження члена керівного органу (засновника) здійснюється наказом керівника, службовим завданням на відрядження, у якому формулюються цілі такого відрядження, а використання службового автомобіля та пального засвідчується подорожнім листом. Звіт про відрядження засновник подає у звичайному порядку, витрати на пальне або інші витрати на відрядження підтверджує наданими документами.

Авансовий звіт надається у випадках, передбачених п. 170.9.4 ПКУ, в інших випадках може бути подано звіт у довільній формі із наданням первинних документів.