Оплата консультаційних послуг: правильний рахунок та документи для обліку

Витрати на інформаційно-консультаційні послуги з маркетингу та дизайну відносяться на рахунок 93 «Витрати на збут». Щоб уникнути нарахування ПДФО та військового збору, послуги має надавати інший суб'єкт господарювання (ТОВ або ФОП), а не фізична особа без реєстрації. Для підтвердження витрат необхідний повний пакет документів: договір, акт наданих послуг, рахунок та платіжний документ.

1. Рахунок бухгалтерського обліку
Витрати, пов'язані з просуванням продукції та бренду компанії, класифікуються як витрати на збут. Це прямо передбачено Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 «Витрати».

Зокрема, до витрат на збут належать витрати на рекламу та дослідження ринку (маркетинг). Тому вартість отриманих послуг слід відображати за дебетом рахунку 93 «Витрати на збут».

Бухгалтерське проведення буде таким:

Дт 93 «Витрати на збут» Кт 631 (685) «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» — на вартість отриманих послуг на підставі акта.
2. Пакет документів для підтвердження витрат
Щоб підтвердити зв'язок витрат з господарською діяльністю та уникнути претензій з боку контролюючих органів, необхідно мати вичерпний пакет документів:

Договір про надання послуг. У договорі має бути чітко визначено предмет послуг (наприклад, «надання інформаційно-консультаційних послуг з розробки маркетингової стратегії», «створення елементів графічного дизайну для рекламної кампанії» тощо), їх обсяг, вартість та строки виконання.
Акт наданих послуг (виконаних робіт). Це ключовий первинний документ, що підтверджує факт отримання послуг. Він має містити всі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», зокрема: назву документа, дату складання, назви сторін, зміст та обсяг господарської операції, підписи відповідальних осіб.
Рахунок-фактура (інвойс). Документ, на підставі якого здійснюється оплата.
Документи, що підтверджують оплату. Платіжна інструкція або банківська виписка.
Внутрішні документи (рекомендовано):Наказ керівника про проведення маркетингових заходів або залучення консультантів для покращення дизайну продукції.
Технічне завдання або бриф для виконавця.
Звіт про надані послуги або матеріальні результати (наприклад, розроблений брендбук, макети, аналітичний звіт), що підтверджують реальність операції.
3. Уникнення ПДФО та Військового збору
Нарахування податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору (ВЗ) виникає тоді, коли підприємство виплачує дохід фізичній особі. Якщо послуги надаються незареєстрованою фізичною особою, така виплата розцінюється як дохід, отриманий у вигляді додаткового блага, і підприємство зобов'язане виступити податковим агентом (пп. «е» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України).

Щоб уникнути цього, необхідно дотримуватися таких умов:

Статус контрагента. Послуги має надавати інший суб'єкт господарювання — юридична особа (ТОВ) або фізична особа-підприємець (ФОП) з відповідними видами діяльності (КВЕДами).
Безготівкові розрахунки. Оплата має здійснюватися з рахунку вашого ТОВ на рахунок постачальника послуг.
Належне документальне оформлення. Усі документи (договір, акт, рахунок) мають бути укладені між двома суб'єктами господарювання, а не з фізичною особою.
Якщо ці умови виконані, операція є звичайною господарською операцією між двома підприємствами, і обов'язку нараховувати ПДФО та ВЗ у вашої компанії не виникає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!