Оформлення відрядження на особистому авто: нюанси та рекомендації

На практиці можливі різні варіанти залучення авто працівника у госпдіяльність роботодавця

Варіант 1 – договір оренди. Це платне користування. Такий договір підлягає нотаріальному посвідченню (ст.799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 )

Варіант 2 – договір позички. Аналог оренди, але безоплатне користування.

Варіант 3 – користування авто за заявою працівника із виплатою компенсації.

Ключова різниця між договорами оренди/позички та користування із виплатою компенсації - перехід права користування на авто. За договором оренди/позички авто передається за актом приймання – передачі від фізособи до підприємства. Саме підприємство відповідає за зберігання та експлуатацію авто. В такий спосіб таке авто вважається службовим. А отже витрати на пальне не оподатковуються у власника (фізособи) ПДФО/ВЗ. З орендної плати утримується ПДФО 18% та ВЗ 5%.

За договором на компенсацію за використання авто, останнє залишається у користуванні фізособи. А отже компенсувати витрати на пальне за підтвердними документами можна, але це буде оподатковуваний дохід фізособи – власника авто. Адже фактично розмежувати пробіг та споживання пального між госпоарським та особистим споживанням важко. Треба робити щоденні заміри пробігу та пального в баку на дату заїзду на роботу та виїзду, контролювати кілометраж по госппоїздках. Це стосується і наданих талонів на пальне.

В усіх варіантах випадках подорожні листи потрібні. Адже це потрібно для формування витрат у підприємства. Пальне списується за наданими чеками на пальне, за пробігом, зафіксованим у подорожніх листах за нормами, затвердженими наказом по підприємству.

Оптимальний варіант – договір позички.

Раді допомогти, звертайтесь ще!