Правила використання службового автомобіля та документування водіїв підприємства

1. Чи можна вказати кількох співробітників, які користуватимуться службовим автомобілем, і в якому документі це зробити?
Так, використання одного автомобіля кількома працівниками законодавством не заборонено. Це потрібно оформити наказом по підприємству, в якому вказується перелік осіб, допущених до керування, з інформацією про їхні водійські посвідчення, а також порядок передачі авто між ними. Водночас варто прописати обмеження на використання авто в особистих цілях, аби уникнути податкових наслідків (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). Доцільно також внести відповідні доповнення до посадових інструкцій працівників, якщо водіння не входить до їх основних обов’язків.

2. Чи можна оформлювати один подорожній лист на кінець робочого тижня для різних водіїв?
Ні, подорожній лист на декількох водіїв протягом тижня не допускається. Незалежно від періодичності, головне — дотримання принципу персональної відповідальності. Подорожній лист оформлюється окремо на кожного водія, що керує автомобілем, навіть якщо йдеться про один день. У вашому прикладі на директора (20.10) та фіндиректора (21.10) мають бути оформлені окремі документи. Це забезпечує належний облік пального, пробігу та відповідальності.

3. Чи потрібно робити новий подорожній лист при зміні водія, чи можна в одному листі вказати кількох?
Так, при кожній зміні водія необхідно оформлювати новий подорожній лист або інший затверджений первинний документ. В одному подорожньому листі вказувати кількох водіїв не можна, оскільки він має чітко фіксувати відповідального за поїздку працівника. Це первинний документ, і відповідно до ст. 9 Закону про бузоблік має міситит підпис особи, що його склала. Не передбачено складання "колективних" документів, тому : теоретнично є можилвим , щоб кожний водій вів подаржній лист не на дону похздку, а наприклад на тиждень, якщо це так закріплено в наказі. але записувати туди буде тільки сової поїздки. Але, напевно це не буде дуже зручно - оскільки викличе необхідність узгоджувати кожний раз передачу авто і фіксувати кількість пального та кілометраж. Тому, у такій ситуаціїї як ваша, варто розробити порядок, за яким кожний водій за кожний безперерний період користування авто складав окремий документ.

Взагалі, форма, періодичність, порядок використання цьог документу визначається виключно самим підприємством. Головне- щоб це був повнцінний первинний документ, який було б можна використовувати в обліку пального для його списання., а вимоги до первинного докумнету - це Закон про бухоблік ст.9 та Положення 88

Раді допомогти, звертайтесь ще!