Списання дебіторської заборгованості: алгоритм дій та пояснення контролюючим органам

Так, дебіторську заборгованість, за якою минув строк позовної давності, необхідно списати. Використання рахунку 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)» є правильним, якщо строк позовної давності за заборгованістю минув у попередніх звітних роках, а підприємство своєчасно її не списало. В такому випадку це розглядається як виправлення помилки минулих періодів.

Якщо ж строк позовної давності сплив у поточному році, списання відображається через витрати поточного періоду (рахунок 944).

Важливо: На період дії карантину (з 12.03.2020 по 30.06.2023) та воєнного стану (з 24.02.2022 і до його завершення) перебіг строку позовної давності призупинено. Це означає, що для більшості заборгованостей строк позовної давності ще не минув, і списувати їх на цій підставі передчасно.

Обґрунтування
1. Визнання заборгованості безнадійною
Дебіторська заборгованість визнається безнадійною, якщо за нею минув строк позовної давності або існує впевненість у її неповерненні боржником (Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 "Дебіторська заборгованість", п. 4). Загальний строк позовної давності становить три роки (Цивільний кодекс України, ст. 257).

Увага! Перебіг строків позовної давності було призупинено на час дії карантину COVID-19 та воєнного стану. Тому перед списанням необхідно ретельно перерахувати строк, враховуючи ці періоди призупинення. Якщо після перерахунку строк ще не сплив, списувати заборгованість на цій підставі не можна.

2. Алгоритм списання через рахунок 44 (виправлення помилки)
Якщо ви встановили, що строк позовної давності закінчився у попередньому році (наприклад, у 2023), а заборгованість не списали, це є бухгалтерською помилкою, яку потрібно виправити.

Крок 1. Документальне оформлення:

Інвентаризація. Проводиться інвентаризація розрахунків, під час якої інвентаризаційна комісія виявляє прострочену заборгованість.
Протокол комісії. Комісія складає протокол, де фіксує факт прострочення, розраховує дату закінчення строку позовної давності та встановлює, що вона припадає на минулий звітний період. У протоколі надається пропозиція списати заборгованість шляхом виправлення помилки.
Наказ керівника. На підставі протоколу керівник видає наказ про списання безнадійної дебіторської заборгованості як виправлення помилки минулого періоду.
Бухгалтерська довідка. Бухгалтер складає довідку, в якій обґрунтовує списання, наводить розрахунки та бухгалтерські проведення.
Крок 2. Бухгалтерські проведення:

Списання суми заборгованості:Дт 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)»
Кт 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» або Кт 37 «Розрахунки з різними дебіторами» (залежно від того, де обліковувалась заборгованість).
Відображення на позабалансовому рахунку:Дт 071 «Списана дебіторська заборгованість»
На цьому рахунку сума обліковується не менше трьох років для спостереження за можливістю її стягнення у разі зміни майнового стану боржника.
Крок 3. Вплив на фінансову звітність: Виправлення помилки минулих періодів шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку вимагає відповідного відображення у фінансовій звітності. Зокрема, у Балансі (Звіті про фінансовий стан) за поточний період потрібно буде скоригувати показник нерозподіленого прибутку на початок звітного року.

3. Податкові наслідки та пояснення для контролюючих органів
Податок на прибуток: Оскільки помилка вплинула на фінансовий результат минулого періоду (витрати не були відображені своєчасно, що завищило прибуток), необхідно подати уточнюючу декларацію з податку на прибуток за той рік, у якому мав відбутися списання. Разом з нею подається виправлена фінансова звітність.

Податок на додану вартість (ПДВ): Наслідки залежать від виду заборгованості:

Грошова заборгованість (ви відвантажили товар/надали послугу, але не отримали оплату): Податкові зобов'язання з ПДВ вже були нараховані за правилом першої події. При списанні боргу жодних коригувань ПДВ не відбувається.
Товарна заборгованість (ви сплатили аванс, але не отримали товар/послугу): Ви мали право на податковий кредит. Оскільки товари/послуги не будуть отримані та використані в господарській діяльності, право на податковий кредит втрачається. Необхідно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання згідно з пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України на дату списання заборгованості.
Пояснення для контролюючих органів: Під час перевірки ви повинні надати повний пакет документів, що підтверджує законність списання:

Акт інвентаризації розрахунків та протокол інвентаризаційної комісії, де зафіксовано виявлення заборгованості та її аналіз.
Документи, що підтверджують виникнення боргу (договори, накладні, акти).
Розрахунок строку позовної давності, який обґрунтовує, що він минув саме в попередньому періоді (з урахуванням призупинень через карантин та воєнний стан).
Наказ керівника про списання заборгованості.
Бухгалтерську довідку з відповідними проведеннями.
Копії поданих уточнюючих декларацій з податку на прибуток.
Головний акцент у поясненнях — це обґрунтування того, що списання є виправленням помилки, допущеної у минулому періоді, і що підприємство самостійно її виявило та виправило згідно з вимогами законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!