Списання витрат на відрядження без звіту працівника: що робити

Вважаємо, що витрати на відрядження слід відображати в тому періоді, коли відрядження фактично відбулося, навіть якщо працівник подасть авансовий звіт у наступному місяці, - за умови, що первинні документи будуть отримані до дати складання фінансової звітності.

Виходячи з вимог п. 7 НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text, витрати визнаються у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені, якщо їх неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду.

Також згідно з ч. 5 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, господарські операції відображаються у тому періоді, коли вони фактично відбулися.

Отже, якщо працівник був у відрядженні у липні, то витрати, пов’язані з цим відрядженням, потрібно відобразити саме в липні, навіть якщо працівник подасть авансовий звіт у серпні. Головне, щоб первинні документи, які підтверджують фактичне здійснення витрат (квитки, рахунки готелів тощо), були отримані до граничної дати складання фінансової звітності за цей період.

На нашу думку, такий підхід відповідає як вимогам Закону про бухоблік, так і положенням НП(С)БО 16, адже дозволяє відобразити витрати у правильному періоді, в якому вони реально понесені.

Разом із тим, щоб уникнути затримки зі звітуванням, керівник підприємства може своїм наказом установити коротші строки подання авансових звітів (наприклад, не до кінця наступного місяця, а до 20 числа), що сприятиме своєчасному відображенню операцій у бухгалтерському обліку.

Важливо: такі внутрішні строки звітування не впливають на правила оподаткування ПДФО та військовим збором, оскільки для цього діє орієнтир, установлений підпунктом 170.9.3 ПКУ.

Вибір рахунку для обліку витрат на відрядження визначається метою відрядження та завданнями працівника, а не його посадою чи належністю до певного підрозділу.

Тобто, якщо відрядження безпосередньо пов’язане з виробничим процесом — витрати відображають на рахунку 23 «Виробництво»; якщо з організацією роботи цехів - 91 «Загальновиробничі витрати»; якщо відрядження адміністрації або офісного персоналу - 92 «Адміністративні витрати»; якщо відрядження пов’язане зі збутом або маркетингом - 93 «Витрати на збут»; а в інших випадках (соціальні, благодійні, корпоративні тощо) - 949 «Інші операційні витрати».

Раді допомогти, звертайтесь ще!