Необхідність нотаріального посвідчення залежить від виду договору. Якщо укладається договір оренди (найму) автомобіля між ТОВ і фізичною особою, нотаріальне посвідчення є обов’язковим. Якщо ж оформлюється договір позички (безоплатного користування), нотаріальне посвідчення не потрібне. Для господарських цілей підприємства у вашій ситуації доцільніше обрати саме договір позички — він спрощує оформлення, не створює податкового навантаження та повністю відповідає вимогам закону.

Порівняємо обидва варіанти.

1. Договір оренди (найму) транспортного засобу

Це платна угода, за якою фізична особа — власник автомобіля (директор) передає ТОВ право користування транспортним засобом за орендну плату.

Форма договору:

Відповідно до ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України, договір найму транспортного засобу, укладений між юридичною та фізичною особами, підлягає нотаріальному посвідченню. Без такого посвідчення договір вважається нікчемним.

Оподаткування:

Орендна плата, яку отримує директор, є його оподатковуваним доходом (пп. 170.1.1 ПКУ). ТОВ виступає податковим агентом, утримуючи при виплаті:

ПДФО — 18%;

військовий збір — 5% (ставка чинна з 1 січня 2025 року, Закон № 3619-IX від 25.07.2024).

Дохід від оренди відображається у додатку 4ДФ до єдиної звітності з ознакою доходу “127”.

Бухгалтерський облік:

Витрати на орендну плату, техобслуговування, пальне тощо підприємство може включати до витрат звичайної діяльності за умови підтвердження їх господарського призначення (п. 44.1 ПКУ, ст. 9 Закону № 996-XIV).

2. Договір позички транспортного засобу

Це безоплатна угода, за якою власник (директор) передає автомобіль підприємству у користування без орендної плати.

Форма договору:

Відповідно до ч. 4 ст. 828 Цивільного кодексу України, нотаріальне посвідчення не вимагається для договорів позички наземних самохідних транспортних засобів, до яких належить автомобіль. Тому достатньо простої письмової форми.

Оподаткування:

Директор не отримує доходу, тому об’єкт оподаткування ПДФО і військовим збором відсутній. Для підприємства передача авто також не створює доходу, оскільки не є безоплатно отриманою вигодою у розумінні пп. 14.1.13 ПКУ — авто надано тимчасово і з обов’язком повернення.

Документальне оформлення:

Щоб витрати на пальне, ремонт і техобслуговування визнавались податковими, необхідно:

Видати внутрішній наказ про використання автомобіля у господарській діяльності (із зазначенням відповідальних осіб, порядку використання, норм витрат пального).

Вести облік роботи автомобіля. Типові форми подорожніх листів скасовано, але підприємство має розробити і затвердити власну форму первинного документа (наприклад, маршрутний лист), яка повинна містити всі обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону № 996-XIV: дату, маршрут, пробіг, витрати пального, підписи відповідальних осіб.

Раді допомогти, звертайтесь ще!