Облік витрат на відрядження при оплаті корпоративною карткою директора

Директор може оплатити витрати на проїзд та проживання за всіх трьох працівників зі своєї корпоративної картки. В обліку вся сума витрат спочатку відображається як підзвітна сума, видана директору. Він же і звітує за всі витрати, надаючи документи, де зазначені прізвища всіх трьох відряджених осіб. При списанні витрат ви відносите їх на відповідний рахунок (92 або 93), таким чином визнаючи витрати на відрядження всіх працівників.

Підзвітною особою є держатель корпоративної картки, тобто директор. Кошти на корпоративній картці належать підприємству, і вони стають підзвітними саме в той момент, коли працівник (директор) починає їх витрачати.

Звітує директор: Оскільки оплату здійснював директор, саме він повинен надати підтвердні документи щодо понесених витрат. Він може звітувати за всю групу.
Ключова вимога до документів: Головною умовою для правомірного відшкодування та визнання витрат є наявність оригіналів підтвердних документів (рахунків з готелю, авіаквитків), в яких чітко зазначено прізвища всіх працівників, за яких здійснено оплату, терміни проживання/поїздки та вартість послуг для кожного.
Наказ про відрядження: Для уникнення непорозумінь з контролюючими органами, у наказі про відрядження доцільно зазначити, що директору доручено придбати квитки та оплатити проживання для всіх членів групи.

Чи потрібно прив'язувати витрати на кожного окремо?

В обліку розрахунків з підзвітними особами (рахунок 3721): Ні, не потрібно. Вся сума «висить» на одній підзвітній особі — директорі, оскільки саме він отримав і витратив кошти підприємства.
В обліку витрат (рахунки 92, 93): Хоча проведення робиться загальною сумою, ви визнаєте витрати на відрядження всіх трьох працівників. Для цілей внутрішнього управлінського обліку ви можете вести аналітику витрат у розрізі кожного працівника, але для бухгалтерського обліку достатньо загальної суми, підтвердженої документами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!