Законодавство не забороняє використовувати корпоративну платіжну картку для оплати витрат, пов'язаних із господарською діяльністю підприємства. Надання логістичних послуг громадській організації, що включає організацію поїздок, є частиною вашої господарської діяльності. Сам факт сплати через картку-ключ створює необхідність оформити таке придбання через підзвітну особу — керівника, адже саме він є єдиним користувачем картки-ключа. Але, оскільки оплата здійснюється через електронний платіжний засіб, згідно з п. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт не застосовується. Підтвердженням є банківська виписка та кв итанція за придбаний квиток, квитанція чи акт готелю чи іншого субєкта. Тому звіт від керівника за використання картки фактично може не надаватися, адже всі необхідні документи у підприємства є в наявності для відображення операції.

В бухобліку:

Отримання авансу від ГО на покриття витрат та оплату послуг:

Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»
Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» (На основний рахунок ТОВ надійшли кошти від замовника).
Перерахування коштів з основного рахунку на корпоративний картковий рахунок (якщо застосовується):

Дт 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»
Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» (Це внутрішнє переміщення коштів. Саме ця операція є дебетовим оборотом за рахунком 313, який «закриває» наступну кредитову операцію).
Оплата квитків, готелю, харчування з корпоративного рахунку:

Дт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами»
Кт 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» (Кошти списані з карткового рахунку на користь постачальників послуг (Укрзалізниця, готель тощо). Після цієї операції сальдо на рахунку 313, пов'язане з цією транзакцією, стає нульовим).
Визнання доходу від надання логістичних послуг (ваша винагорода):

Дт 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»
Кт 703 «Дохід від реалізації робіт і послуг».
Закриття взаєморозрахунків після надання послуг та звіту перед ГО:

Дт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» Кт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» (на суму понесених витрат).
Дт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» Кт 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями» (на суму вашої винагороди).

Щодо опдаткування фізосоіб, так, це є додаткове благо,

Але, таке додаткове благо надає їм ГО.

Так, для фізичних осіб — учасників проєкту — вартість квитків, проживання та харчування, оплачена за їх рахунок, є доходом. Однак питання оподаткування цього доходу є відповідальністю ГО і залежить від характеру її діяльності та проєкту.

Статутна діяльність ГО: Якщо ГО є неприбутковою організацією і проводить захід у рамках своєї статутної діяльності (наприклад, освітній проєкт, тренінг, конференція), то такі виплати можуть не оподатковуватися ПДФО та військовим збором. Наприклад, не оподатковується цільова благодійна допомога, що надається на певні цілі, зокрема на лікування чи освіту, за певних умов (Податковий кодекс України, пп. 170.7.3).
Неперсоніфікований дохід: Якби послуги надавались невизначеному колу осіб (наприклад, безкоштовні обіди для всіх бажаючих на публічному заході), дохід би не виникав. Однак у вашому випадку є конкретний список учасників, тому дохід є персоніфікованим.
Це питання має вирішувати бухгалтерія ГО. Ваше завдання — чітко задокументувати, що ви лише виконували їхнє доручення.

Як ТОВ довести, що воно не є надавачем блага?
Це найважливіший пункт для вас. Щоб убезпечити себе від будь-яких претензій з боку контролюючих органів, вам необхідно мати бездоганне документальне підтвердження вашої ролі як виконавця.

Договір з ГО. Це ваш головний документ. У ньому має бути чітко прописано:

Предмет договору: «надання логістичних послуг з організації поїздки учасників проєкту...».
Обов'язки ТОВ: «за дорученням та за рахунок Замовника (ГО) придбати квитки, забронювати готель, організувати харчування для учасників згідно зі списком, наданим Замовником».
Порядок фінансування: «Замовник (ГО) перераховує Виконавцю (ТОВ) кошти для покриття витрат на виконання доручення та оплати винагороди Виконавця».
Ваша винагорода: чітко виділена сума або відсоток, що є доходом вашого ТОВ.

Акт наданих послуг на суму вашої винагороди.
Звіт про виконання доручення (звіт агента), в якому детально розписано всі понесені витрати (квитки, готель, харчування) із додаванням копій всіх підтвердних документів (квитанцій, рахунків, чеків).
Первинні документи. Усі документи, що підтверджують витрати, мають бути зібрані та передані ГО. Навіть якщо вони виписані на ваше ТОВ, договір та звіт доводять, що ці витрати були понесені в інтересах ГО.

Раді допомогти, звертайтесь ще!