Компенсація витрат на проїзд у відрядженні: хто отримує

Доброго ранку! Маємо ситуацію: "Двох працівників було направлено у відрядження, квитки на потяг купувалися за власні кошти однієї з працівниць. В бухгалтерію надали службову записку на компенсацію витрачених коштів з випискою банку і копіями квитків. Як правильно провести компенсацію? Має бути проведена виплата тій людині, яка платила чи окремо кожній працівниці, на ім'я якої виписані проїздні квитки?" Заздалегідь дякую за відповідь!

АК

Антон, консультант

експерт

23.09.2025 | 20:22

Очікує відповідь

Необхідно компенсувати тому, хто безпосередньо купував квитки.

Квитки може придбати один працівник для себе та інших у межах своєї трудової функції. Для того, щоб підзвітні або власні кошти, витрачені на відповідні квитки, не стали додатковим благом такого працівника необхідно видати наказ (або передбачити це наказом про відрядження) про купівлю таких квитків за підзвітні (або власні) кошти з використанням корпоративної (або власної) картки або передбачити наказом можливість придбання квитків за власний кошт з подальшим відшкодуванням за рахунок підприємства.
Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.

Враховуючи норми пп. 170.9.2 ПКУ працівник, який придбав квитки, має надати окрім роздрукованих квитків, виписку з рахунку або платіжні інструкції про придбання цих квитків, які будуть підтверджувати, що витрати здійснив саме цей працівник.

Раді допомогти, звертайтесь ще!