Якщо йдеться про епізодичні короткі поїздки в межах міста, для яких директор згоден використовувати власне авто, найдоцільнішим варіантом для підприємства є виплата компенсації за використання особистого транспорту у службових цілях.

Переваги цього варіанту:

Немає обмежень щодо користування авто власником.
Компенсація не є об’єктом нарахування ЄСВ, оскільки згідно з п. 2 розд. ІІ Переліку № 1170 від 22.12.2010 р. (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-п#Text), вона не включається до фонду оплати праці.
Лише ПДФО (18%) та військовий збір (5%) утримуються, як із додаткового доходу.
Не потрібно нотаріального посвідчення договору, на відміну від договору оренди (ст. 799 ЦКУ).
Немає ризику щодо нелегального постачання пального, як у випадку з орендою чи позичкою.
Чому оренда чи позичка — менш доцільні варіанти:

– Договір оренди за ЦКУ (глава 58) передбачає передачу майна у повне користування орендарю. Тобто під час дії такого договору директор втрачає право користування власним авто, навіть якщо це лише «на папері». А фактичне використання ним авто одночасно і як службового, і як особистого — суперечить умовам договору та створює ризики:

• якщо підприємство заправляє авто — це вважається реалізацією пального, що потребує ліцензії й сплати акцизу;
• сам факт користування орендодавцем автомбілю, що переданий в оренду суб'єкту господрювання — виникає додаткове благо у вигляді надання підприємством директору безоплатних послуг, отже зі сплатою ПДФО, ВЗ і ЄСВ.

– Також слід пам’ятати, що договір оренди авто між фізособою і юрособою підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ), а це додаткові витрати та складність, особливо якщо йдеться про тимчасові чи разові поїздки.

– Те саме стосується і договору позички — вимоги до оформлення та правовий режим аналогічні до оренди, і теж не дозволяють спільного використання.

Як оформити компенсацію:

– Наказ (розпорядження) керівника про дозвіл на використання особистого транспорту для службових потреб.
– Заява директора про надання згоди.
– Розрахунок компенсації — за нормами витрат пального, пробігом та маршрутами.
– Підтвердження: чеки, маршрутні листи, службові записки тощо.

Підприємство не отримує та не оприбутковує пальне — отже, не виникає господарської операції з постачання, і не порушується ліцензійне законодавство. Підтвердження витрат має значення лише для узгодження розміру компенсаціїї та підтвердлження, що остання є саме компенсацією, а не безпідставним додатковим благом.

Висновок: компенсація — це економний, безпечний і простий варіант, який оптимально підходить для вашого випадку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!