Використання особистого ЕЦП для підпису документів співробітниками компанії

Ні не можна

Первинні документи, які надаються контрагенту, не можна підписувати особистими електронними підписами, які отримані як на звичайну фізичну особу. Вони мають підписуватися тільки електронними підписами, які були отримані на підприємство (його представника).

Відповідно до вимог ЦКУ ст. 207 правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Тобто підписувати документи, які надаються підприємством третім особам, повинна особа, яка має право діяти від імені підприємства.

Сертифікат електронного ключа дозволяє чітко ідентифікувати, належить ключ фізичній чи юридичній особі (представнику юридичної особи). Електронні підписи посадових осіб або інших працівників юридичної особи обов’язково містять інформацію про юридичну особу. А надавачі електронних послуг, перед тим як надати ключі електронного підпису посадовим особам або працівникам юридичної особи, обов’язково перевіряють повноваження цих осіб діяти від імені підприємства. Якщо документи будуть підписані особистими електронними підписами осіб, виданими як на звичайну фізичну особу, а не на підприємство, то такий документ буде вважатися підписаним не уповноваженою на це особою (не від імені підприємства).

Тобто електронні документи підприємства, які надаються підприємством третім особам (у тому числі контрагентам), мають підписуватися електронними підписами, отриманими саме на таке підприємство.

Отже, що якщо первинний документ буде підписаний особистим ключем (виданим як на фізичну особу), то буде вважатися, що документ був підписаний не від імені юридичної особи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!