Найперше для організації такого заходу бажано видати наказ по підприємству.

На його підставі та рахунку або акту від організаторів тренінгу в бухобліку Ви можете зробити записи: Дт 949 Кт 631/685 та Дт 631/685 Кт 311.

У прибутковому облку означену операцію Вам слід показувати суто за правилами бухобліку.

У ПДВ-обліку взідний ПДВ, який сидить у вартості тренінгу (якщо, звичайно він там є) Ви можете за загальними правилами включити в податковий кредит. Разом з тим його одразу очевидно доведеться нівелбвати компенсуючими податковими зобов'язаннями. Адже навряд чи податкова погодиться із госпдіяльністю таких сум.

Щодо виникнення оподатковуваного доходу у працівників повідомимо таке. Застосувати в цьому разі навчальні пп. 165.1.21 та пп. 165.1.37 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250705#n3699 навряд чи вийде.

Разом з тим, у категорії 103.04 ЗІР - https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42384 уже довгий час висвітлено таке роз’яснення:

«У разі якщо запрошеною стороною семінару (конференції) та за умовами договору отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є юридична особа (роботодавець), інтереси якої представляє працівник, то сума сплачена юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) не є доходом такого працівника та об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.Водночас, якщо за умовами договору запрошеною стороною та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є працівник, то суму, сплачену юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) за такого працівника, слід розглядати як дохід, отриманий таким працівником у вигляді додаткового блага, який включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та оподатковується за ставкою 18 відсотків».

Однак, попри таку усталену роз’яснювальну практику, податкові органи чітко не конкретизують, які саме умови договору здатні підтвердити, що стороною, запрошеною для участі в заході, є саме підприємство. Щоправда, з деяких ІПК все ж можна припустити, що, на думку податкового органу, це можливо, коли участь у заході від імені підприємства приймає не будь який працівник, а тільки директор. Принаймні в ІПК від 22.04.2024 р. № 2238/ІПК/20-40-04-03-10 зауважено:

«Таким чином, у разі якщо за умовами договору запрошеною стороною семінару (конференції) є юридична особа (роботодавець), інтереси якої представляє працівник (директор), то сума сплачена юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) не є доходом такого працівника та об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором».

А от уже в іншій ІПК від 21.12.2023 р. № 4800/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК мова йшла про укладення договору про надання інформаційно-консультаційних послуг. При цьому в договорі вказувалося, що послуги надаються шляхом безпосередньої присутності одного учасника замовника, що є найманим працівником замовника та призначається для участі у цьому заході відповідним наказом по підприємству, в орендованих виконавцем приміщеннях, або з використанням ресурсів та технологій глобальної мережі Інтернет. У зв’язку з цим, податковий орган зробив уже такий висновок:

«Враховуючи викладене, сума витрат роботодавця, понесених ним у зв’язку з направленням працівника для проходження навчальних Модулів, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо та оподатковується податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18 відсотків».

Отже, припускаємо, що в даному разі податкова може наполягати на оподаткуванні такого доходу працівників (тобто на утриманні із нього податку на доходи та військового збору). У додатку № 4 ДФ такий доход відображають із ознакою доходу "126".