Складання Акта на списання ТМЦ для оформлення використання товарно-матеріальних цінностей у власних потребах підприємства не є помилкою, якщо цей документ містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Коли Акт на списання — достатній документ:
Якщо ТМЦ використані без переміщення (залишились у місці зберігання, наприклад: канцтовари одразу передано працівникам, вода спожита в офісі, побутова хімія використана на складі).
Якщо мета використання — для господарських цілей (поточні ремонти, обслуговування складських приміщень, офісу, тощо).
Якщо у вас є обґрунтована мета списання, і це зазначено в Акті.
Якщо такі дії прямо/опосередковано передбачені наказом про облікову політику чи внутрішнім положенням.
Накладна на внутрішнє переміщення використовується тоді, коли відбувається фактичне переміщення матеріалів між структурними підрозділами, складами або відповідальними особами.

Що перевірятиме ДПС:
ДПС може поставити під сумнів акт на списання, якщо:

він не має підписів відповідальних осіб (комісії або хоча б бухгалтера + керівника або завгоспа);
відсутнє детальне обґрунтування: для чого і на що саме використано;
немає наказу/положення, що дозволяє оформлювати саме так;
немає підтвердження господарської мети (особливо актуально при ремонтах).
У більшості випадків, за наявності обґрунтування та належного оформлення, ДПС визнає такі акти належними первинними документами, якщо виконано вимоги ст. 9 Закону № 996.

Що варто зробити:
Закріпити в наказі про облікову політику, що:

"використання ТМЦ для господарських потреб підприємства (канцтовари, вода, витратні матеріали, побутова хімія, матеріали для поточного ремонту тощо), оформлюється актом на списання, який містить обґрунтування цілей, кількість, дату використання, а також підпис особи, яка склала документ, та бухгалтера/керівника."
Вести журнал списань/використання, за потреби.
У разі переміщення матеріалів між структурними підрозділами — дійсно доцільно використовувати накладну на внутрішнє переміщення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!