Так, в якості підтвердного документа Ви можете використовувати рахунок-фактуру.

1. Свого часу Мінфін України у листі від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339 вказував: "Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.
Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.
Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури".
Отже, як бачите, на підставі рахунку - фактури та документів, які підтверджують фактичну оплату послуг, Ви вправі відображати в бухобліку у складі витрат вартість означеного семінару.

2. Щодо виникнення оподатковуваного доходу повідомимо таке. У категорії 103.04 ЗІР - https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42384 уже довгий час висвітлено таке роз’яснення:
«У разі якщо запрошеною стороною семінару (конференції) та за умовами договору отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є юридична особа (роботодавець), інтереси якої представляє працівник, то сума сплачена юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) не є доходом такого працівника та об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.
Водночас, якщо за умовами договору запрошеною стороною та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є працівник, то суму, сплачену юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) за такого працівника, слід розглядати як дохід, отриманий таким працівником у вигляді додаткового блага, який включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та оподатковується за ставкою 18 відсотків».
Однак, попри таку усталену роз’яснювальну практику, податкові органи чітко не конкретизують, які саме умови договору здатні підтвердити, що стороною, запрошеною для участі в заході, є саме підприємство. Щоправда, з деяких ІПК все ж можна припустити, що, на думку податкового органу, це можливо, коли участь у заході від імені підприємства приймає не будь який працівник, а тільки директор. Принаймні в ІПК від 22.04.2024 р. № 2238/ІПК/20-40-04-03-10 зауважено:
«Таким чином, у разі якщо за умовами договору запрошеною стороною семінару (конференції) є юридична особа (роботодавець), інтереси якої представляє працівник (директор), то сума сплачена юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) не є доходом такого працівника та об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором».
А от уже в іншій ІПК від 21.12.2023 р. № 4800/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК мова йшла про укладення договору про надання інформаційно-консультаційних послуг. При цьому в договорі вказувалося, що послуги надаються шляхом безпосередньої присутності одного учасника замовника, що є найманим працівником замовника та призначається для участі у цьому заході відповідним наказом по підприємству, в орендованих виконавцем приміщеннях, або з використанням ресурсів та технологій глобальної мережі Інтернет. У зв’язку з цим, податковий орган зробив уже такий висновок:
«Враховуючи викладене, сума витрат роботодавця, понесених ним у зв’язку з направленням працівника для проходження навчальних Модулів, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо та оподатковується податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18 відсотків».
Отже, оскільки по завершенню семінару організатором буде видано сертифікат безпосередньо працівнику, який його відвідав, то припускаємо через це податкова може наполягати на оподаткуванні такого доходу (тобто на утриманні із нього податку на доходи та військового збору). У додатку № 4 ДФ такий доход відображають із ознакою доходу "126".

Додатково, зважаючи на неоднозначність цього питання, рекомендуємо отримати ІПК.

Раді допомогти, звертайтесь ще!