Утилізація документів: як оформити та чи можна це робити

Первинні документи зі «старим» строком зберігання 1095 днів може бути знищено до 2017 року (п. 44.3 та 44.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110).

За оновленими нормами п.44.3 ПКУ, які встановлюють для більшості первинних документів термін 1875 днів, та Закону №2970, вимоги які діють зараз, застосовуються до всіх документів, які розроблено до дня набрання чинності цим законом 20.03.2023 та термін яких не минув.

Слід також враховувати призупинення термінів перевірок на час карантину та військового стану, що відповідно вплинуло і на терміни зберігання.

Отже, станом на початок карантину, а це було 12.03.2020, не минув термін (тоді - ще трирічний термін) документів, що зберігалися з 12.03.2017 року. Терміни призупинено, таким чином після відновлення перебігу термінів з огляду на те, що нові вимоги тепер застосовуються і до цих документів також, їм залишиться зберігатися ще два роки.

Таким чином мова може йти лише про документи, термін зберігання яких минув до настання зупинення термінів, а це документи до 2017 року, термін зберігання яких був за тодішніми нормами 1095 днів. Тому можна знищити ті документи, для яких не встановлено довший термін збергіання (наприклад, накладні, рахунки, акти виконаних робіт).

Зверніть увагу, щодо знищення первинки потрібно врахувати деякі особливості. Наведу простий приклад. Підприємство – платник податку на прибуток має від’ємне значення, що переноситься у зменшення об’єкта оподаткування з 2016 року. Для перевірки обгрунтування такого зменшення потрібні документи, на підставі яких такий «мінус» виник. Серед таких документів можуть бути перелічені у запитанні документи. З огляду на таке, Вам потрібно самим оцінити ситуацію.

Додатково у відео: https://7eminar.ua/events/4028/8934

Регламентують порядок знищення документів Постанова 1000/5 та перелік 578/5.

Він досить складний. Документи підприємства може бути відібрано для знищення лише після закінчення встановлених Переліком № 578/5 строків і тільки після завершення перевірки податковими органами за відповідний період. Замість знищення документи передають до архіву.

Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності (пп. 2.13 Переліку № 578/5).

На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5 (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5). Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (або якщо підприємство не зобов'язане вносити документи до Нац.архіву), затверджує керівник установи, після чого установа має право знищити документи. (Акт про знищення, якщо підприємство використовує власний шредер, чи задача для переробки спеціалізованому підприємству).

Правила 1000/5 - для всіх форм власності, так само як і Перелік № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text;
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text)

Процедура включає в себе: відбір документів, складання опису справ та акту, затвердження описів та актів експертною комісією підприємства, передача на експертизу державній арх. установі, рішення керівника після схвалення, та нарешті, власне, знищення - самостійно або за договором з підприємством, що утілізує відходи.

Додатково у відео: https://7eminar.ua/events/3794/8308

Корисні матеріали щодо строків зберігання:

https://7eminar.ua/news/6927-za-yaki-periodi-dps-moze-pereviriti-ta-donaraxuvati-podatki#stroky-zberihannya-dokumentiv

https://7eminar.ua/events/4028/8934

Рекомендуємо скористатись калькулятором «Строки зберігання документів» https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv

Раді допомогти, звертайтесь ще!