Так, обов’язку подавати авансовий звіт у такому випадку немає, але для зручності підприємство може затвердити порядок звітування.

У якості звіту підприємство може застосовувати затверджену форму авансового звіту, або розробити власну форму, яка повинна мати обов’язкові реквізити встановлені п.2 ст.9 розд. ІІІ Закону № 996 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 та п. 2.3. Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17

Якщо працівник використав у відрядженні чи для придбання ТМЦ або послуг власні кошти за дорученням роботодавця, такі витрати підлягають відшкодуванню. Для цього фізособа має прозвітувати за понесені витрати із додаванням підтвердних документів:

- Документи, які підтверджують витрати (накладна, товарний чек);

- Розрахункові документи (чек РРО/ПРРО, виписка з рахунку, електронного гаманця).

Тобто фіскальний чек підтверджує здійснені витрати.

В цій ситуації строки звітування, визначені в Положенні №148 та п. 170.9 ПКУ не діють. Але в інтересах обох сторін це зробити оперативно.

Працівник – отримає компенсацію понесених витрат, а роботодавець – можливість вчасно відобразити придбані ТМЦ в бухобліку. Адже підставою для формування відповідних записів в бухобліку є затверджений керівником звіт.

У роз’ясненні ДПС у ЗІР, категорія 109.14 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40444 щодо термінів повернення коштів працівнику зазначено, що строк визначаєте за домовленістю між працівником та роботодавцем.

Щодо ПДВ, якщо вартість придбаних товарів перевищує 200 грн (без урахування ПДВ), то для отримання права на ПК підприємству потрібна від постачальника ПН, зареєстрована в ЄРПН. Водночас у полі «Отримувач (покупець)» мають бути зазначені реквізити підприємства. А отже, працівник, який здійснює придбання, має повідомити постачальника, що робить він це за дорученням та за рахунок підприємства. Інакше постачальник складе ПН на неплатника, а підприємство, відповідно, права на ПК не отримає. Відповідно не може показати цю суму ПДВ у декларації з ПДВ.

Якщо підприємство платник ПДВ, то собівартість ТМЦ формується без ПДВ, але у п. 9 НП(с)БО 9 зазначено, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#o35 що первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є собівартість запасів, яка складається з таких фактичних витрат:

- суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю) за вирахуванням непрямих податків та знижок, наданих постачальником (продавцем);

- суми ввізного мита;

- суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству.

Тобто, у випадку коли ПДВ не буде відшкодовано підприємству його суму можна включити до первісної вартості придбаного ТМЦ.

Більше інформації та зразки документів https://7eminar.ua/news/1436-pidzvitni-kosti-obmezennya-vimogi-ta-pomilki https://7eminar.ua/news/1057-kosti-pid-zvit-na-gospodarski-potrebi-skladannya-avansovogo-zvitu https://7eminar.ua/events/3900/8603

Раді допомогти, звертайтесь ще!