Він має відзвітуватись до кінця наступного місяця після місяця відрядження.
Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21072) документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Таким чином, Ваш працівник має надати підтверджуючі документи та "авансовий звіт" до 30.06.2025 включно.

У цей же термін він має повернути невитрачені кошти.

Розрахунок здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником звіту. (https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/705512.html)

Раді допомогти, звертайтесь ще!