Заголовок тимчасово відсутній

Розглянемо окремо Ваші питання:

1) Використання власного авто працівника у господарській діяльності здійснюють за наказом про використання авто.

При такому варіанті власник авто (працівник) несе відповідальність за його експлуатацію. Підприємство може (але не зобов’язане) виплачувати працівнику компенсацію за використання авто, а також компенсувати працівнику витрати, пов’язані з техобслуговуванням, ремонтом, поліпшенням його автомобіля.

Підприємству потрібно затвердити наказом норми списання палива на відповідне авто.

2) Використання автомобіля в службових цілях потрібно документувати подорожніми листами.

Оформлювати подорожній лист можна раз на місяць, але місячний подорожній лист однаково має фіксувати щоденні витрати паливно-мастильних матеріалів (ПММ).

Наразі законодавство не вимагає від підприємств оформляти подорожні листи щодня. Тобто вони мають право їх складати раз на тиждень або й раз на місяць.

Якщо Ви обираєте такий варіант оформлення подорожнього листа, то варто пам’ятати, що просто зазначити показники спідометра на початок / кінець тижня / місяця і вивести загальний пробіг за тиждень / місяць та загальні витрати палива буде недостатньо. Принаймні при такому підході варто бути готовим сперечатися з податківцями за підтвердження витрат ПММ.

Такий подорожній лист, вважаємо, повинен усе одно заповнюватися щодня, і в ньому слід відображати щоденні показники спідометра (при виїзді та поверненні), щоденний маршрут, пробіг автомобіля за день, витрату пального за день.

Однак при направленні водія у відрядження на кілька днів реалізувати цей варіант не вдасться з об’єктивних причин. Кількаденне службове відрядження водія на автомобілі слід оформляти одним подорожнім листом на всю поїздку. При цьому, на нашу думку, відображати щоденний кілометраж і розраховувати щоденні витрати пального у подорожніх листах, виписаних на кількаденне відрядження, не потрібно. Адже для водія така поїздка вважається одним виробничим завданням і на окремі дні не ділиться.

Тож у подорожньому листі треба записати:

• фактичні витрати пального, як суму залишку пального перед початком відрядження та виданого пального, мінус залишок пального при поверненні автомобіля до початкового пункту;
• загальний пробіг, як різницю між показаннями спідометра при поверненні автомобіля та перед його виїздом у відрядження.

Нормативні витрати пального визначають виходячи із загального пробігу автомобіля протягом усього відрядження.

Зразки: Наказ про порядок використання власного автомобіля працівника для службових потреб підприємства

Наказ про затвердження норм витрат пального (літній, зимній періоди)

Раді допомогти, звертайтесь ще!