Відновлення документів після пожежі: терміни та способи дій

Для юридичних осіб строк зберігання первинних документів становить 1825 днів відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. 44.3.2 ст. 44). Оскільки з 01.08.2023 (відновлення перебігу податкових термінів) минуло 1142 дні, п'ятирічний строк ще не завершився. Водночас строк проведення перевірок за більшістю податків відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (п. 102.1 ст. 102) становить 1095 днів, які спливли 01.08.2026. Проте для дотримання вимог щодо п'ятирічного строку зберігання первинних документів юридичним особам необхідно відновити бухгалтерські документи за період з другої половини 2019 року по 2026 рік. Якщо йдеться про звичайного ФОП, відновленню підлягають лише документи починаючи з III кварталу 2023 року по 2026 рік.
Базові строки за ПКУ (п. 44.3 ст. 44):

1825 днів (5 років) — для юридичних осіб (як платників податку на прибуток, так і спрощенців 3 групи);
1095 днів (3 роки) — для ФОП (крім контрольованих операцій чи виплат нерезидентам);
2555 днів (7 років) — щодо трансфертного ціноутворення, контрольованих іноземних компаній (КІК) та оподаткування доходів нерезидентів за ст. 141.4 ПКУ.
Але , нагадуємо, перевіркою може бути охоплений період лише 1095 днів, тому станом на зараз з практичної точки зору -у ТОВ в першу чергу підлягають відновленню первинні документи з 2023 року включно - оскільки цей період може перевірятися.

Щодо ЄСВ, кадрових і зарплатних документів діють окремі правила. Відповідно до Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17 (ч. 16 ст. 25) строки давності щодо нарахування ЄСВ не застосовуються. Документи з кадрових питань і відомості про нарахування заробітної плати відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15 підлягають зберіганню до 75 років, тому у разі втрати їх необхідно відновлювати за весь період використання найманої праці. Для документації з трансфертного ціноутворення та оподаткування доходів нерезидентів відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (ст. 141.4) строк перевірки та зберігання становить 2555 днів із урахуванням особливостей перебігу строків.

Так, отримання належним чином засвідчених копій або дублікатів документів від контрагентів є достатнім способом відновлення первинних документів.

Для відновлення документів можна отримати від контрагентів дублікати або копії, засвідчені відміткою «Згідно з оригіналом», підписом уповноваженої особи та, за наявності, печаткою.

Якщо контрагент уже ліквідований і отримати дублікат неможливо, господарські операції можуть підтверджуватися банківськими виписками, які містять дату, суму, реквізити та призначення платежу, даними Єдиного реєстру податкових накладних, що підтверджують номенклатуру, кількість і вартість товарів або послуг, а також бухгалтерською довідкою, складеною відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ст. 9). До такої довідки додається витяг з ЄДР про ліквідацію контрагента як підтвердження неможливості отримання дубліката документа.
Довідково:

За загальним правилом платник податків зобов'язаний повідомити ДПС про втрату документів протягом 5 днів та відновити їх протягом 90 календарних днів (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 44.5 ст. 44). Подання заяви про форс-мажор або неможливість виконання податкових обов'язків можливе, однак саме по собі не звільняє від обов'язку відновити документи. Повне звільнення від такого обов'язку передбачене лише для територій активних бойових дій або тимчасово окупованих територій.

Відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (п. 44.5 ст. 44) після втрати документів необхідно насамперед зафіксувати факт їх знищення. Для цього слід отримати акт ДСНС про пожежу із зазначенням причини її виникнення, зокрема влучання БПЛА, отримати витяг з ЄРДР від органів Національної поліції щодо відкриття кримінального провадження за фактом обстрілу, а також видати наказ про створення комісії, провести інвентаризацію та скласти внутрішній акт про втрату (знищення) документів із переліком документів за відповідними звітними періодами.

Контролюючий орган необхідно письмово повідомити за місцем обліку у п'ятиденний строк із дня події. До повідомлення додаються копії документів, що підтверджують факт втрати, зокрема акт ДСНС, витяг з ЄРДР, наказ про створення комісії та акт внутрішньої комісії.

Втрачені документи платник податків повинен відновити протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до ДПС. Якщо на цей час призначено податкову перевірку, строк її проведення переноситься до моменту відновлення документів, але не більше ніж на 120 днів (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 44.5 ст. 44).

Подати заяву про неможливість виконання податкових обов'язків можна відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. 69.1 підрозділу 10 розділу ХХ) та Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 29.07.2022 №225. До такої заяви додаються акти ДСНС, документи поліції, зокрема витяг з ЄРДР, а також документи, що підтверджують руйнування приміщень або комп'ютерної техніки. У разі прийняття позитивного рішення ДПС строки сплати податків, подання звітності та реєстрації податкових накладних і розрахунків коригування переносяться без застосування штрафних санкцій. Виконати відповідні обов'язки необхідно після відновлення можливості або протягом шести місяців після припинення чи скасування воєнного стану. При цьому такий механізм не звільняє від ведення податкового обліку, а лише надає відстрочку щодо виконання відповідних обов'язків.

Сертифікат Торгово-промислової палати про форс-мажор підтверджує наявність обставин непереборної сили. Він використовується, зокрема, для ненарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ за п. 198.5 ПКУ щодо знищених товарів і запасів відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (п. 32-1 підрозділу 2 розділу ХХ), а також для захисту від господарських санкцій у разі невиконання договірних зобов'язань. Водночас сертифікат ТПП не звільняє від обов'язку відновити первинні документи, передбаченого п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу України.

Повне звільнення від відновлення документів можливе лише у випадку, визначеному Податковим кодексом України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ). Для цього офіс або склад платника податків повинні знаходитися на території, яка офіційно включена до Переліку територій, на яких ведуться або велися активні бойові дії чи які є тимчасово окупованими. У такому разі до ДПС подається повідомлення у довільній формі про втрату або неможливість вивезення первинних документів. Після прийняття відповідного рішення контролюючим органом обов'язок щодо відновлення документів за такі періоди не застосовується, а податкові показники за ними не підлягають перевірці. Якщо ж влучання дрона сталося на території, яка не належить до територій активних бойових дій або тимчасової окупації, застосовується загальний порядок відновлення документів протягом 90 календарних днів відповідно до п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу України.

Раді допомогти, звертайтесь ще!