Заголовок тимчасово відсутній

Дата видаткової накладної не обов'язково має співпадати з датою акта приймання-передачі. Це залежить від обставин операції та що передбачає договір. І акт приймання-передачі може бути складеним раніше видаткової накладної, але це має бути обґрунтовано.

Дата видаткової накладної (Видаткова накладна) не обов'язково має співпадати з датою акта приймання-передачі (Акт приймання-передачі товару). Це залежить від обставин операції та що передбачає сам договір (наприклад, купівлі-продажу, поставки тощо). Однак важливо, щоб документи відповідали фактичній передачі товарів або послуг і були оформлені у строки, передбачені законодавством та умовами договору.

Найчастіше видаткову накладну складають саме в момент відвантаження товару (відпуску товарів зі складу продавця). Її дата має відповідати моменту фактичної передачі товару покупцеві.

Акт приймання-передачі може бути оформлений для додаткового підтвердження факту передачі, наприклад, якщо передають специфічні товари, обладнання чи послуги. Наприклад, у разі перевезення постачальником товарів, коли йому треба підтвердити дві дати: дату вивезення товару зі свого складу (видаткова накладна) та дату передачі товару безпосередньо покупцю (акт приймання-передачі).

Утім, акт приймання-передачі може бути складеним раніше видаткової накладної, але це має бути обґрунтовано, а саме: зумовлено особливостями госпоперації та/або прямо передбачено договором. Наприклад, акт може засвідчувати передачу товару в певному стані або підготовку до передачі. Фактичний же момент передачі товару (перехід права власності) покупцеві договірні сторони можуть домовитися підтверджувати видатковою накладною і зафіксувати це в договорі.

Саме акт приймання-передачі товарів складають, коли відбувається передача товару від одної особи до іншої, але не відбувається перехід права власності. Це може бути передача товару на відповідальне зберігання, переробку як давальницької сировини тощо. У таких ситуаціях видаткову накладну скласти не можна.

Насамкінець зважте. У бухгалтерському та податковому обліку важливо, щоб операція була належним чином підтверджена для уникнення претензій податкових органів. І важливо, щоб усі дати у підтвердних (первинних) документах були узгоджені між собою (щоб не було значного розриву у часі).

Тому зверніть увагу на умови договору між сторонами, які регулюють порядок передачі товарів або послуг. Забезпечте коректність оформлення документів, щоб усі дати відповідали реальному перебігу операції. Мінімізуйте розрив у датах між актом та видатковою накладною, щоб уникнути суперечностей під час перевірок.

А ще зважте, що видаткова накладна може бути замінена актом здачі-приймання. І навпаки, якщо є накладна, то акт приймання-передачі товару не є обов’язковим, оскільки ці документи є взаємозамінними. Позаяк обидва фіксують факт отримання/передачі товарів або послуг і завершують купівлю-продаж між продавцем і покупцем. Наприклад, у договорі купівлі-продажу може бути прописано, що виконання зобов’язань постачальником у повному обсязі засвідчується актом прийому-передачі товарів або видатковою накладною, які підписані уповноваженими сторонами. Тож можливо доцільно обмежитися одним первинним документом? Немає потреби дублювати факт передачі товару двома первинними документами. Головне, щоб ці документи мали всі обов’язкові реквізити, наведені в ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155).

Раді допомогти, звертайтесь ще!