Заголовок тимчасово відсутній

Внутрішній документообіг — це рух документів між різними відділами і співробітниками усередині компанії від моменту їх створення до виконання (п. 12, ст. 2, Розділ 1 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях).

Система документообігу передбачає, що існує певна інструкція, яка регламентує весь життєвий шлях документа від моменту створення до моменту виконання.

На підприємстві документообіг внутрішніх документів регламентується інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

Типові етапи документообігу внутрішніх документів: створення, узгодження, реєстрація, ознайомлення, підписання, контроль виконання, зберігання.

Визначте, які саме документи можна перевести в електронний формат (накази, журнали реєстрації, внутрішні звіти тощо). Ознайомтеся з вимогами законодавства щодо електронного документообігу, зокрема: Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"; Закон "Про електронні довірчі послуги"; Накази Держархіву про зберігання електронних документів.

Якщо не хочете використовувати платні сервіси, можна обійтися такими безкоштовними або умовно безкоштовними рішеннями:

• Google Drive + Google Документи – ведення реєстрів у таблицях, створення наказів, спільний доступ для співробітників.
• Excel/Google Sheets – можна використовувати як електронний журнал реєстрації документів.
• Електронна пошта (Gmail, Outlook) – для внутрішньої комунікації та розсилки документів.
• Електронний підпис (КЕП, Дія.Підпис) – без цього документи не матимуть юридичної сили. Безкоштовні КЕП можна отримати у податковій або через банки (ПриватБанк, Монобанк).
• Власний файловий сервер (наприклад, Nextcloud, ownCloud) – якщо хочете зберігати документи локально, а не в хмарі.

Організація зберігання та контролю. Визначте, де будуть зберігатися електронні документи (локальний сервер, хмарні рішення, Google Drive). Призначте відповідальних осіб, які будуть вести реєстрацію документів і контролювати їх рух.

Ознайомте співробітників із новими процесами, щоб уникнути хаосу. Поясніть, як працює КЕП та як підписувати документи.

Так, ви можете впровадити частковий ЕДО без платних платформ, використовуючи безкоштовні сервіси Google, електронні таблиці, КЕП і локальне сховище. Важливо визначити, які документи ви переводите в електронний формат, і забезпечити їх юридичну силу через КЕП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!