☝️ Отримайте доступ до відео, документів, AI-Консультанта та інших корисних сервісів.
Заголовок тимчасово відсутній
По замовчуванню документообіг є паперовим, якщо запроваджуєте електронний, то це варто передбачити в положенні про організацію внутрішнього електронного документообігу (ЕДО), а також в договорах з покупцями. Впровадження ЕДО потребує часу і зусиль.
Тому компанії зазвичай переходять на електронні документи поступово. Ключові аспакти впровадження ЕДО на підприємстві:
- Розробити положення про впровадження ЕДО. Компанія повинна розробити внутрішні положення і видати наказ про електронний документообіг. В них слід зазначити, які саме процеси будуть відбуватися в електронній формі, які відділи і співробітники будуть у них задіяні.
- Після цього потрібно ознайомити працівників компанії зі змінами в документообігу.
- Узгодити перехід на ЕДО з партнерами. Якщо компанія впроваджує зовнішній електронний документообіг, потрібно сповістити про це контрагентів і укласти з ними додаткові угоди про електронний документообіг.
Використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15/conv#n1173).
Якщо господарський договір про поставку уже був укладений і використовуються паперові документи, то можна укласти додаткову угоду до договору. Так як електронний документообіг це двосторонній процес, він можливий тільки після взаємної згоди сторін. Це необхідно у разі спірної ситуації електронні документи могли бути використані як беззаперечний доказ у суді.
Обрати провайдера ЕДО. Сьогодні провайдери пропонують різні системи електронного документообігу (СЕД) для різних потреб бізнесу. Обирайте виходячи з індивідуальних потреб компанії. Розробити план впровадження системи електронного документообігу. Він включає технічне впровадження СЕД, навчання співробітників тощо. Отримати кваліфіковані електронні підписи для всіх відповідальних співробітників.
Для зовнішнього документообігу (підписання договорів, первинних документів тощо) використовують посадові КЕПи. Кадрові документи можна підписувати КЕПом фізичної особи.
Див. дод. Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»
Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»
Положення про електронний документообіг ТОВ
Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі
Лист про перехід на електронний обіг документами (ВЧАСНО,М.Е.Doc)
Договір про електронний обмін документами
Повідомлення про перехід на обмін
документами в електронній формі
https://7eminar.ua/events/3067/5838
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Оплата лікарняного: як врахувати вихідні дні працівника
Податкові накладні при розірванні договору оренди нежитлового приміщення
Чи включати лікарняні в середню зарплату для компенсації відпустки
Відповідь АІ схвалено експертом
Як правильно нараховувати та сплачувати аліменти в бухгалтерії
Відповідь АІ схвалено експертом
Чи виникає додаткове благо від проживання за ЦПХ
ТОВ заключили договір ЦПХ з фізичною особою. Цим договором передбачено виконання певних робіт в іншій місцевості. Згідно умов договору, ТОВ забезпечує житлом фізичну особу на період виконання робіт. Таке житло ТОВ орендує у іншої фізичної особи, та сплачує щомісяця…
Нарахування лікарняних та звільнення мобілізованого працівника: що робити
Відповідь АІ схвалено експертом
Податкові наслідки ПДВ 0% для експортера без перевезення
Чи потрібно відновлювати документи ФОП за 2022-2023 роки
Як правильно розрахувати зарплату водія за вересень та жовтень
Нарахування ЄСВ на подарунки мобілізованим працівникам: нюанси і ризики
Алгоритм нарахування аліментів при лікарняних: нюанси та запитання
Переведення директора на нову посаду: звільнення чи наказ
Відповідь АІ схвалено експертом
Виправлення днів непрацездатності у звіті без уточнюючого розрахунку
Чи може ФОП використовувати рахунок ПриватБанку для допомоги
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Як визначити дохід для розрахунку декретних виплат працівниці
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Звіти ФОП: терміни подачі при переході на загальну систему
Відповідь АІ схвалено експертом
Округлення цін у накладних: чи вплине на податковий кредит
Відповідь АІ схвалено експертом
Оподаткування зарплати та премії: розрахунок для конкретного випадку
Визначення ставки ПДФО для оренди нежитлового приміщення фізособи
ТОВ орендує нежитлове приміщення у фізособи. Дата укладення договору 01.02.2025 р. У листопаді 2026 р. ПДФО утримуємо 5% чи 18%…
Розбіжності в цінах товарів: бухгалтерський облік та коригування
