Заголовок тимчасово відсутній

Доброго дня, якщо підприємство вирішило підписувати всі документи в електронному вигляді (у Вчасно ), в тому числі накази про прийняття на роботу, заяви на прийняття, трудовий договір та особову книжку, ці документи мають бути підписанні виключно днем прийняття чи можна ці документи сформувати та підписати в електронному вигляді пізнішою датою ? таке ж питання і стосовно гіг-контрактів та актів по ним

СК

Стефанія, консультант

експерт

19.11.2024 | 16:35

Очікує відповідь

ПКУ містить чітке посилання, що датою підписання електронного документа є дата, яка зазначена в документі, і не має значення час, коли був накладений електронний підпис.(Така правка була внесена у п. 187.1 ПКУ Законом №1525-ІХ від 03.06.2021). Але. з нказами про прийняття на роботу, контрактами та іншими кадровими документами це не працює, і ось чому. Для первинних документів бухгалтерського обліку таке складання документу не впливає на той факт , що операція відбувлася. Кадрові ж документи є єдиним свідченням кадрових подій, і тому мають бути підписані згідно з правилами кадрового діловодства.

Згідно з вимогами законодавства України та практикою використання електронного документообігу, документи, що стосуються трудових відносин, в тому числі накази про прийняття на роботу, трудові договори, гіг-контракти, повинні бути підписані в електронному вигляді з відповідною датою, що відображає момент їх підписання.

Щодо датування документів:

Трудові договори та накази про прийняття на роботу: Відповідно до КЗпП України, трудовий договір укладається в день початку роботи працівника, і наказ про прийняття на роботу також має бути виданий до початку роботи. Якщо документ підписується в електронному вигляді пізніше, ніж дата прийняття на роботу, то є ризик, що це може бути розцінено як порушення норм законодавства, оскільки факт прийняття на роботу повинен бути зафіксований документально до початку роботи.
Гіг-контракти: Для укладання гіг-контрактів також передбачено, що укладання таких угод має бути документально підтверджене. Якщо контракт підписується в електронному вигляді з пізнішою датою, це також може бути розцінено як порушення умов договору, оскільки момент укладення контракту має відповідати фактичному виконанню робіт або наданню послуг.
Особова медична книжка: Згідно з чинними вимогами, особова книжка має бути ведена в певний момент, коли працівник офіційно приймається на роботу. І хоча вона зазвичай не потребує підпису в момент підписання трудового договору, вона повинна містити актуальні дані щодо співробітника, і якщо вносити інформацію з пізнішою датою, це може призвести до юридичних питань.

Отже:

Документи мають бути підписані з відповідною датою їх фактичного укладення або початку виконання зобов'язань.
Якщо ж ви формуєте та підписуєте документи пізніше, ніж фактична дата прийняття на роботу, це може викликати питання у разі перевірок або юридичних суперечок.
Отже, документи повинні бути підписані у день їх фактичного оформлення, а не пізніше.

Раді допомогти, звертайтесь ще!