Заголовок тимчасово відсутній

Документація повинна бути систематизована відповідно до затвердженої номенклатури справ (розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text ). Пропищіть у вашій інструкції з діловодства свій порядок реєстрації таких наказів та реєстсруйте накази, що мають різні індекси (буквені позначення) в окремих журналах або з розподілом на накази тривалого та тимчасового строку зберігання.

Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою/підприємством (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5). Залежно від того, до якої групи належать накази, вони мають реєструватися у своїй реєстраційній формі- журналі. Зазвичай номенклатурою справ передбачено чотири справи з наказами й тоді має бути чотири журнали реєстрації наказів: журнал реєстрації наказів з основної діяльності; журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового строку зберігання. Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново.
Реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу. Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат, про прийняття/звільнення тощо (якщо їх кількість — значна).

До кадрових наказів тривалого строку зберігання відносять накази про прийняття, звілнення, переведення, про оплату праці, матдопомогу, про надання відпусток без збереження заплати, для догляду за дитиною до 3 років.

До кадрових наказів тимчасового строку зберігання відносять накази про надання щорічних відпусток, навчальних, соцвідпусток на дітей тощо.

Якщо це наказ з адміністративно-господарських питань, то додається літерний індекс АГД.

Для наказів з основної діяльності можна літерні індекси не додавати. Але ці питання ви вирішуєте самостійно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!