Заголовок тимчасово відсутній

Розглянемо окремо Ваші питання:

Перелік витрат, які можна відшкодувати працівнику без оподаткування наведено у пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),


• оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни),


• найм інших жилих приміщень,


• оплата телефонних розмов,


• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування,


• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.


• Витрати відшкодовуються за наявності підтвердних документів. До підтвердних документів належать:
  транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;


• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

У разі якщо під час відрядження для проведення розрахунків працівник використав карту, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком (п.170.9.2 ПКУ).

Отже, щоб відшкодувати витрати на проживання одного чеку замало. Потрібен рахунок з готелю та виписка з рахунку, якщо оплата проведена картою. При наявності підтвердних документів оподаткування не буде.

Керівник може прийняти рішення відшкодувати вартість проживання без підтвердних документів, але в такому випадку це буде оподатковуваний дохід працівників.

Щодо харчування, то порядок його відшкодування маєте прописати в Положенні про відрядження. За роз’ясненням ДПС https://if.tax.gov.ua/baner/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-fizichnih-osib/print-70927.html небюджетні підприємства мають право не відшкодовувати витрати на харчування, оскільки їх не включено у перелік витрат на відрядження, які підлягають відшкодуванню. Ви можете прийняти рішення відшкодовувати витрати на сніданки та вечері, але з оподаткуванням. Щодо зменшення суми добових. то така норма передбачена для організацій, що фінансуються з бюджету. Для небюджетних підприємств це не обов’язково.

Раді допомогти, звертайтесь ще!