Заголовок тимчасово відсутній

Компенсація витрат, понесених працівником у закордонному відрядженні проводиться у гривні за курсом НБУ на дату звітування

У бухобліку операції з видачі авансу на відрядження за кордон відображаються відповідно до НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Відповідно до цього документа, якщо аванс на відрядження за кордон був виданий в іноземній валюті, то (п. 5 П(С)БО 21):

— витрати на відрядження перераховують у національну валюту (гривню) за курсом НБУ на дату видачі (перерахування) авансу;

— витрати понад суму авансу — на дату затвердження авансового звіту.

Але якщо аванс на відрядження видається у гривні, то все трішки інакше.

По-перше, на дату видачі авансу у гривні перераховувати за курсом НБУ нічого не потрібно, адже валютної операції ще немає.

По-друге, рух коштів за особистою карткою працівника відбуватиметься також у гривні і він ніяким чином не впливає на облік підприємства.

Фактично, підприємство отримає можливість відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати лише на дату затвердження авансового звіту. Тому й суму витрат воно буде перераховувати за курсом НБУ, що діяв саме на цю дату.

Звичайно, може статися так, що курс, який діяв на дату проведення працівником розрахунків за кордоном, відрізняється від курсу НБУ, встановленого на дату затвердження авансового звіту.

Через це сума в гривні, яка була витрачена працівником на оплату витрат у відрядженні, не буде збігатися із сумою в гривні, яку підприємство має відшкодувати працівникові у зв’язку з відрядженням.

Так, наприклад, якщо курс НБУ на дату затвердження авансового звіту виявився більшим за курс, за яким працівник оплатив витрати, то підприємство має відшкодувати працівнику більшу суму у гривнях, ніж він витратив. Водночас сума витрат у валюті не зміниться.

Якщо ж курс НБУ на дату затвердження авансового звіту навпаки виявився меншим за курс, за яким працівник оплатив витрати, підприємству доведеться відшкодувати працівнику меншу суму, ніж він витратив. А отже, працівник втратить у гривні.

З огляду на п. 4 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text працівник може розраховувати на те, що підприємство йому відшкодує витрати, пов’язані з оплатою комісії банку за:

— проведення безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;

— отримання готівки із застосуванням платіжної картки;

— конвертацію готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження тощо.

А от різниці у валютних курсах зазвичай є витратами самого відрядженого працівника. Звісно, працівник зможе надати виписку зі свого карткового рахунку про оплату за проживання, щоб підтвердити, яку суму в гривні він витратив, але цю операцію не можна розглядати як витрати на придбання валюти.

Підприємство може за власним бажанням компенсувати такі витрати працівнику (якщо це прописано у колективному або трудовому договорах). Але в такому разі сума витрат, компенсована підприємством, перетворюється для працівника на оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага (пп. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627).

Раді допомогти, звертайтесь ще!