Заголовок тимчасово відсутній

Перелік документів, які виникають на кожному етапі співпраці з працівниками/гіг-спеціалістами.
Прийняття на роботу до резидента Дія Сіті/ початок роботи по гіг-контракту

1) Трудові відносини:

Штатний розпис;
Заява про прийняття на роботу;
Наказ про прийняття на роботу;
Трудовий договір;
Повідомлення про прийняття працівника на роботу (не пізніше ніж за день до початку роботи працівника);
Повідомлення територіального центру комплектування про прийняття військовозобов’язаного працівника на роботу;
Посадова інструкція;
Табель обліку робочого часу;
Розрахунково-платіжна відомість.
2)Правовідносини за гіг-контрактом:

Наказ про оформлення відносин по гіг-контракту;
Гіг-контракт;
Повідомлення про початок співпраці з гіг-спеціалістом (не пізніше ніж за день до початку заключення гіг-контракту);
Технічне завдання на виконання робіт;
Акт приймання-передачі виконаних робіт / наданих послуг.
Відпустка

1) Трудові відносини:

Графік відпусток;
Заява про надання відпустки;
Наказ про надання відпустки.
2) Правовідносини за гіг-контрактом:

Графік перерви від роботи гіг-спеціалістів;
Заява про надання оплачуваної перерви від виконання роботи;
Наказ про надання оплачуваної перерви від виконання роботи.

Звільнення від резидента Дія Сіті/ припинення дії гіг-контракту

1) Трудові відносини:

Заява про звільнення;
Наказ про звільнення;
Розрахунково-платіжна відомість (з інформацією про остаточний розрахунок з працівником)
2) Правовідносини за гіг-контрактом:

Письмове повідомлення про розірвання гіг-контракту;
Розрахунково-платіжна відомість (з інформацією про остаточний розрахунок з гіг-спеціалістом).

Які документи будуть в паперовій формі, які в електронній має бути закріплено в розроблених внутрішніх положеннях щодо кадрового документообігу.
У цих документах зазначається, які саме кадрові процеси будуть відбуватися в електронній формі. Про впровадження кадрового ЕДО слід проінформувати всіх працівників компанії і отримати від них згоду на такі зміни. Цей етап потрібен для того, щоб узгодити кадрові процеси з нормами законодавства.

У жовтні 2022 року було внесено ряд змін до «Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання»: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text

Документи тимчасового зберігання тепер можуть бути підписані не тільки за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й удосконаленим та іншим видом електронного підпису, про який сторони домовляться. До прикладу, для підписання таких документів можна використати таку програму як DocuSign, Adobe Acrobat Sign та інші.

Було прибрано вимогу, що створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі підприємства має бути погоджено з архівною установою. Такі зміни є цілком зрозумілими, оскільки у нас в законодавстві досі не було передбаченого дієвого механізму такого погодження з архівами.

Установлено, що створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.
Приклади документів тимчасового зберігання:

заяви про надання відпусток, графіки відпусток;

документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу;

копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо.

Тож якщо такі документи були створені в електронній формі, то відсутня потреба створювати їх ще й у паперовій формі.

Визначено, що паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створена з урахуванням інструкції з діловодства підприємства. Ба більше, проходження в діловодстві підприємства одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Наразі можемо керуватися ст. 7 ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», де передбачена можливість використання альтернативних способів обміну кадровими документами, що визначаються за згодою сторін.

Раді допомогти, звертайтесь ще!