Заголовок тимчасово відсутній

Добрий день. Працівник - дістанційник знаходиться у Польщі , поїхав у відрядження до Бельгії, повернувся до Польщі , в Україну не повертався. Отримав аванс у гривні на особисту картку. Після повернення надіслав на електронну пошту документи: проїзд , проживання в готелі,квіток з виставки., який купляв онлайн. Усі розрахунки були безготівково з особистої картки. Надав виписку з картки.
1.Чи можуть бути підтвердження витрат отримані документи в pdf форматі та виписка з картки.?

ОК

Ольга, консультант

експерт

27.05.2024 | 09:40

Очікує відповідь

Ні, не можуть.

Частиною першою ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Тобто підтвердженням витрат у відрядженні мають бути оригінали документів, а не їх копії.

За роз’ясненням ДПС https://tr.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/455713.html у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

При використанні електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу – роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) – роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

При здійсненні Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.

Отже, проїзні документи в електронному вигляді потрібно роздрукувати і можна відшкодовувати витрати.

Норми п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не передбачають надання готельних рахунків в електронному вигляді. Тож, працівник має надіслати поштовим відправленням оригінали підтвердних документів. В іншому випадку відшкодування витрат маєте проводити з оподаткуванням ПДФО – 18% та ВЗ -1,5%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!