Заголовок тимчасово відсутній

Доброго вечора! Для зручності накази тривалого зберігання вирішили розділити на: - прийняття/звільнення (індекс взяли для цих наказів к/тр);
- відпустки з важкими, шкідливими умовами праці, без збереження заробітної плати (індекс взяли в/тр);
Залишились інші види наказів тривалого зберігання. Відповідно завели три журнали по наказам тривалого зберігання. Підскажіть, будь ласка, який індекс для інших наказів вибрати чи придумати?

Тетяна Гуль, консультант

експерт

09.01.2023 | 13:31

Очікує відповідь

Відповідь на запитання: Правилами 1000/5 передбачено, що під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою.Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.

Отже, ви можете самостійно визначити скільки справ із кадровими наказами буде у вас на підприємтсві. Якщо таких наказів протягом року небагато, то можна формувати тільки 2 справи: тривалого та тимчасового строку зьерігання. Як правило застосовують індекси к-тр так-тм. Хоча це можуть ьути і зовсім інші літерні символи. Якщо наказів у вас багато, то ви можете передбачити для їх реєстрації не 2 журнали (а відповідно і 2 справи), а більше. Які у вас будуть застосовуватись при цьому літерні індекси ви вирішуєте самостійно у вашій інструкції з діловодства. Це може бути будь-які літери, наприклад к-тр, в-тр, к-ін-тр, п-тр тощо

Раді допомогти, звертайтесь ще!