Реальність сьогодення в умовах повномасштабної війни змушує нас більше дбати про своє життя та все, що з ним пов’язано, в тому числі документів. Збільшуються випадки знищення, пошкодження та руйнування архівів різних підприємств, установ, організацій, які зберігають важливі документи громадян та юридичних осіб. Це можуть бути документи, які посвідчують особу, документи про право власності чи інші речові право на майно, документи про технічний опис нерухомого майна, документи про трудовий стаж, документи про факти народження, одруження, розлучення, усиновлення, тощо.
Для юридичних осіб – це установчі документи, відомості про реєстрацію юридичної особи та документи про речові права на майно. Не є виключенням випадки, коли руйнується житло та знищуються паперові документи громадина, які зберігалися в приватному житлі, або руйнується офіс юридичної особи.
Розглянемо декілька варіантів, як зберегти свої дані шляхом їх внесення до Єдиних та Державних реєстрів. На сьогодні ми маємо великі можливості, адже держава запровадила низку електронних сервісів, які допомагають внести свої дані та запобігти їх втраті. Навіть при пошкодженні чи знищенні паперових носіїв, інформація залишається в Єдиних та Державних реєстрах і її не складно поновити.
Документи, які посвідчують особу
Для документів, які посвідчують особу, можна звернутись до органів міграційної служби або ЦНАП з метою отримання ID картки, а також впевнитись, що місце проживання зареєстровано в реєстрі територіальної громади. Також нині витяг про реєстрацію місця проживання можна отримати через Дію за посиланням.
Актуалізувати дані про реєстрацію місця проживання можна за посиланням. Якщо такі дані будуть міститись в реєстрах, то при втраті паперових носіїв їх нескладно відновити, особливо маючи на своєму телефоні додаток «Дія», де ви авторизовані як користувач. Перевірити справжність і дійсність паспорта можна за допомогою сервісу Державної міграційної служби України онлайн.
Документи, що підтверджують права власності на нерухоме майно
Для документів, що підтверджують права власності на нерухоме майно, можна звернутись до найближчого ЦНАП (Центр надання адміністративних послуг), державного реєстратора або нотаріуса з метою внесення даних до Державного реєстру прав.
Щоб отримати консультацію щодо необхідних документів, які потрібно подати для державної реєстрації прав на нерухоме майно, ви можете зайти на сайт відповідного ЦНАПу та переглянути інформаційні картки на відповідно послугу або попередньо звернутись до нотаріуса. Подати на державну реєстрацію прав на нерухоме майно, (крім майна, яке розташоване на території Херсонської, Донецької, Луганської областей) через електронні сервіси можливо за посиланням.
Звертаємо увагу, що державна реєстрація права власності та інших речових прав на нерухоме майно, місцезнаходженням яких є Автономна Республіка Крим, Донецька, Запорізька, Луганська, Миколаївська, Харківська, Херсонська області, місто Севастополь, зараз проводиться незалежно від місцезнаходження такого майна. Тому ви можете внести право на своє майно (якщо воно розташовано на цих територіях) у будь-якого державного реєстратора, нотаріуса по всій території України, де вони працюють. Подати на державну реєстрацію через електронний сервіс ви можете за умови:
- нерухомість придбана / оформлена до створення Держреєстру речових прав 2013 року;
- ви маєте бути одним із власників майна, щодо якого подається заява;
- при створенні електронної заяви паперовий витяг не видається.
Таким чином, при втраті правовстановчих документів на майно, ви не втрачаєте інформацію про право, адже воно буде міститись в Державному реєстрі прав. Інформаційну довідку про наявність такого зареєстрованого права можливо взяти через Портал Дія в будь-який час. Також звертаємо увагу, що отримання компенсації на майно залежить від наявності прав на житло в цьому реєстрі, адже вся верифікація проходить через Дію, яка отримує інформацію про право власності лише з Державного реєстру прав.
Для фіксації технічних характеристик (стану) Вашого будинку чи інших закінчених будівництвом об’єктів можна звернутись до найближчого технічного інвентаризатора або БТІ для внесення даних до Єдиної системи у сфері будівництва. Це набуває особливого сенсу в нинішніх умовах, адже завтра ваше майно може бути пошкоджено або знищене. Тому мати підтвердження, що, як приклад, житловий будинок був придатний до використання за цільовим призначенням, є важливим. Після внесення відомостей про технічну інвентаризацію до Єдиної державної системи у сфері будівництва, такі дані теж можливо отримати навіть при знищенні паперового технічного паспорту.
Документи на земельну ділянку
Переконайтесь, що земельна ділянка приватизована та має актуальний кадастровий номер. Всі ділянки в Україні обов’язково реєструються в Державному земельному кадастрі. На сайті Публічної кадастрової карти України можна отримати інформацію про власника ділянки, її актуальну площу і цільове призначення, замовивши витяг із державного земельного кадастру онлайн.
Якщо у вашому державному акті відсутній кадастровий номер, рекомендуємо звернутись до найближчої ліцензійної землевпорядної організації для розробки технічної документації із землеустрою та присвоєння кадастрового номеру. Це допоможе запобігти ситуаціям щодо неможливості будь-яких дій із земельною ділянкою, адже вона вважається сформованою як об’єкт цивільних прав саме з моменту присвоєння їй кадастрового номеру. Додатково рекомендуємо внести дані про права на земельну ділянку до Державного реєстру прав.
Документи, про трудовий стаж
Для збереження даних про трудовий стаж можна звернутись до територіальних органів Пенсійного фонду. Також це можна зробити дистанційно на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за посиланням. Внесення таких даних полегшить вам подальші дії щодо підтвердження трудового стажу та допоможе уникнути зайвого хвилювання при втраті паперової трудової книжки. Інструкцію щодо вчинення таких дій можна знайти за посиланням.
Документи, що підтверджують факти про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну прізвища
Переконайтеся, що факти про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну прізвища, тощо, містяться в Державному реєстрі актів цивільного стану, звернувшись до найближчого відділення органів ДРАДСу. Людський фактор може призвести до помилки в актовому записі, що в подальшому ускладнить певні дії. Тому необхідно бути впевненим в тому, що всі вищевказані відомості наявні в Державному реєстрі актів цивільного стану та мають вірні дані.
Якщо у Вас є інші довідки про особливий пільговий статус, дані про які не містяться в реєстрах, подбайте про їх збереження.
Для юридичних осіб
Подбайте про наявність електронних копій установчих документів в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Перевірити цей факт ви зможете на порталі Міністерства юстиції за посиланням:
Зверніть увагу, що для більшості дій необхідно мати електронний цифровий підпис (ЕЦП) або BankId.
Джерело: Protocol.ua