Інвентаризація грошових коштів

Інвентаризація грошових коштів в касі є складовою «великої» інвентаризації. Також інвентаризація обов’язкова у разі зміни матеріально відповідальних осіб – касирів (на день приймання-передачі грошових коштів, які знаходяться на відповідальному зберіганні у касира) та у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства.

Інвентаризація каси

Інвентаризація каси проводиться відповідно до п. 46 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148).

Інвентаризація готівкових коштів проводиться не тільки в центральній касі підприємства, але й у касах відокремлених підрозділів (за їх наявності).

Якщо підприємство при розрахунках із покупцями використовує РРО або РК, то інвентаризацію потрібно проводити і в місцях здійснення готівкових розрахунків.

Перед початком інвентаризації касир повинен завершити обробку всіх касових документів щодо руху активів та сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових касових документів та визначити залишки готівки на дату інвентаризації.

Комісія фіксує останні номери заповнених прибуткового та видаткового касових ордерів (типові форми №КО-1 і №КО-2 наведено відповідно в додатках 2 і 3 до Положення №148). Після цього пред’явлені касиром документи не беруться до уваги.

Касир, як матеріально відповідальна особа, дає розписку про те, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

Касир дає розписку в тому, що всі касові документи здано до бухгалтерії, усі кошти, що надійшли, повністю оприбутковано, а вибулі – списано на витрати. Ця розписка є складовою Акта про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення №148.

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі.

Під час інвентаризації комісія перевіряє:

1. Готівку в касі. Наявність коштів перевіряється шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі на момент інвентаризації (покупюрно, помонетно). Залишок порівнюється з даними обліку та записами у касовій книзі.

Якщо працюєте з РРО, перевіряється сума наявної готівки на місці проведення розрахунку та порівнюється із сумою, зазначеною у X-звіт.

Якщо підприємство проводить розрахунки через РРО, сума наявної готівки в місці проведення касиром розрахунків звіряється із сумою, зазначеною у фіскальних звітах РРО (Х-звіті). Якщо розрахунки проводяться із застосуванням РК і КОРО, то залишок готівки в касі звіряється з даними КОРО.

2. Інші цінності та документи, які зберігаються в касі (поштові марки, чекові книжки тощо, за наявності).

3. Касову книгу. Касова книга має бути прошнурована, пронумерована і скріплена печаткою фірми, з підписами бухгалтера і касира.

Якщо на підприємстві касова книга ведеться в електронній формі, перевіряється правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.

4. Оприбуткування готівкових надходжень до каси, а саме повноту та своєчасність проведення цієї операції.

Для цього використовуються дані з касової книги та прибуткових касових ордерів. Якщо на підприємстві працюєте РРО необхідно перевірити правильність та своєчасність виконання записів про рух готівки та суми розрахунків готівки в КОРО (щоденні записи, підклеєні контрольні стрічки, чи збігаються графи «Службове внесення» та «Службова видача» із записами у касовій книзі).

Наявна готівка на місці проведення розрахунку звіряється з тією, яку зазначено у X-звіті.

Під час інвентаризації комісія перевіряє правильність, своєчасність та в повноту суми згідно з видатковими касовими ордерами, інкасаторськими квитанціями та виписками з здавання готівки до банку, правильність оприбуткування в касу готівки, отриманої з банківського рахунка підприємства.

Також перевіряється наявність підписів осіб, відповідальних з проведення видаткової операції та підписи осіб, що отримали кошти, в касових ордерах, відсутність в них виправлень.

В журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів доцільно перевірити правильність нумерації касових ордерів.

5. Дотримання ліміту каси (наказ про порядок розрахунку та встановлення ліміту каси на підприємстві).

6. Гранична сума готівкових розрахунків. Перевіряються видаткові касові ордери, відомості на виплату готівки (10000 грн розрахунки готівкою з юрособами та ФОП та 50000 грн з фізособами).

7. Підзвітні суми. За видатковими, прибутковими касовими ордерами, відомостями на виплату готівки перевіряється на повноту та своєчасність звітування за отримані аванси та повернення невикористаних коштів.

Оформлення результатів інвентаризації каси (Акт інвентаризації каси)

Після завершення інвентаризації комісія складає Акт про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення №148). 

Якщо виявили в касі нестачу або надлишки цінностей, це окремо фіксується в Акті окремими рядками та з’ясовуються обставини виникнення.

Акт складається у 2-х примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. Один примірник акта передається до бухгалтерії установи / підприємства, другий залишається у матеріально відповідальної особи.

Облік результатів інвентаризації каси

Надлишкову готівку в касі оприбутковують проведенням:

1. Дт 301 Кт 719

Нестачу готівки в касі відображають проведенням:

1. Дт 947 Кт 301
2. Дт 375 Кт 716

Відшкодовує нестачу готівки в касі особа, з якою підписаний договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, що відображають проведенням:

1. Дт 301 Кт 375 – у разі погашення нестачі готівкою за прибутковим касовим ордером,

або

1. Дт 661 Кт 375 – погашення шляхом утримання із зарплати за заявою матеріально відповідальної особи.

Наприклад, за результатами інвентаризації каси підприємства виявлено:

1. варіант А – надлишок готівки в сумі 2000,00 грн
2. варіант Б – нестача коштів у сумі 500 грн.

Перевірка поточного рахунку під час інвентаризації

Інвентаризація коштів на поточному рахунку  в банку проводиться шляхом звірки залишків сум за даними бухгалтерського обліку за рахунком 311 «Поточні рахунки в національній валюті» з даними виписок банку.

Для цього необхідно запросити в бухгалтерії дані по субрахунках:

1. 311 «Поточні рахунки в національній валюті»
2. 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»
3. 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»;
4. 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

За отриманою випискою банку банківською випискою з поточного рахунку (отриманою безпосередньо в банку або найчастіше, через систему «клієнт-банк») оцінюється:

1. стан рахунку (активний чи заблокований);
2. яка сума гривень або валюти перебуває на рахунку.

В процесі звіряння виводиться результат по наявних коштах та залишках на рахунках (нестача чи надлишок) коштів.

Оформлення результатів інвентаризації поточних рахунків

Спеціальної форми для відображення результатів інвентаризації поточного банківського рахунку не існує. Її можна зробити розробити на власний розсуд, враховуючи, що в документі повинно бути такі обов’язкові реквізити та інформація:

1. назва бланку, приміром – інвентарний опис, дата та місце складання;
2. назва підприємства, від імені якого складено документ;
3. зміст, обсяг та одиниці виміру господарської операції;
4. посади осіб, відповідальних за проведення господарської операції і правильність її оформлення;
5. номер, валюта і стан рахунку (активний чи заблокований), назва обслуговуючого банку;
6. суми коштів на рахунку згідно з даними бухобліку та за результатами інвентаризації;
7. виявлені нестачі, лишки, відхилення.

Як приклад, інвентаризаційний опис може мати таку форму:

Висновки

1. Інвентаризація грошових коштів проводиться з метою контролю встановлення відхилень облікових даних від фактичної наявності грошових коштів на поточному рахунку в банку чи готівки в касі, виявлення помилок в оформленні касових операцій.
2. Результати інвентаризації фіксують в Акті. 
3. За результатами інвентаризації надлишки готівки оприбутковуються у касі, а для відшкодування нестачі встановлюють винних осіб, що мають її погасити.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань

Статті на тему:

Інвентаризація-2024: ТОП-7 питань із сервісу «Особистий консультант»

Інвентаризація: як організувати та провести

Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості

Шаблони та зразки документів:

Акт про результати інвентаризації наявних коштів

Акт про результати інвентаризації грошових коштів (наказ №572)

Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності (наказ №572)

Наказ про проведення інвентаризації та приймання-передавання матеріальних цінностей