Неправильна вказівка посади в електронній видатковій накладній

Це є формальною помилкою в реквізиті, але за правильного зазначення ПІБ та підпису відповідальної особи її можна вважати неістотною, тому сама по собі вона не повинна бути підставою для невизнання видаткової накладної чи госпоперації.

Обґрунтування

1. Посада є обов’язковим реквізитом, але оцінюється її істотність. Стаття 9 Закону №996-XIV вимагає, щоб первинний документ містив, зокрема, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, та їх підписи.
   Якщо реквізит заповнений неточно (наприклад, «керівник» замість «директор»), це формально є недоліком у реквізиті, але не тотожно його відсутності.

2. Неістотні недоліки не позбавляють документ статусу первинного. У ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV встановлено, що неістотні недоліки в документах, які містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, якщо такі недоліки не перешкоджають:

   • ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції;
   • а документ містить дату, назву підприємства, зміст та обсяг операції тощо.

3. Судова і практична позиція: помилка в назві посади за наявності ПІБ і підпису не робить документ недійсним. Судова практика та підхід контролюючих органів виходять з того, що ключове значення має можливість ідентифікувати особу та сам факт операції, а не абсолютна формальна безпомилковість назв посад.
   Невірне формулювання посади при правильному зазначенні ПІБ і підпису, коли з інших даних очевидно, що це саме керівник, зазвичай розглядається як неістотний недолік, а не підстава для відмови у визнанні документа.

4. Практична рекомендація. Для зменшення ризиків при перевірках бажано надалі зазначати посаду точно так, як у статуті і штатному розписі, але окремо «переробляти» вже оформлену накладну лише через слово «керівник» замість «директор» практичної потреби немає, якщо інші реквізити заповнені коректно.

За наведених умов документ можна використовувати як первинний, проте надалі краще уніфікувати написання посади.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?