Як правильно оформити звіт після смерті працівника

Наказ про припинення трудового договору, запис у Д5 та зміну дати/підстави припинення трудових відносин ви оформлюєте тільки після отримання свідоцтва (витягу) про смерть; до цього працівника продовжуєте показувати у звітності, а в табелі обліку робочого часу ставите «НЗ» і потім робите коригуючий табель.

Обґрунтування

1. Без свідоцтва про смерть припиняти трудовий договір і змінювати звітність не можна. Підставою для припинення трудових відносин зі смертю працівника є належним чином оформлене свідоцтво про смерть або рішення суду, тож до отримання такого документа припинити трудовий договір і змінювати його статус у звітності не можна, навіть якщо фактична дата смерті відома зі слів родичів чи інших осіб.

2. Дата припинення трудового договору — дата смерті працівника. Після отримання свідоцтва ви видаєте наказ про припинення трудового договору, при цьому в наказі дата видання буде поточна, а датою припинення трудових відносин слід зазначити дату смерті працівника (у вашому випадку 13.10.2026) за підставою «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП» відповідно до п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

3. Як заповнювати Д5. До моменту отримання свідоцтва про смерть у додатку Д5 працівника як звільненого не показуєте. Після отримання документа і видання наказу подаєте «Уточнюючий» Податковий розрахунок за місяць смерті, в Д5: у графі «Дата припинення трудових відносин» ставите фактичну дату смерті (13.10.2026), а в графі «Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» записуєте формулювання «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».

4. Як табелювати до отримання документів. Поки немає офіційного документа про смерть, працівник залишається в обліковому складі, тому його відображають у табелі обліку робочого часу кодом «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин). Після отримання свідоцтва та видання наказу складаєте коригуючий табель, у якому дні після дати смерті вже не включаєте до табеля цієї особи.

Роботодавець має чекати на офіційні документи і лише після їх отримання «заднім числом» відкоригувати Д5 і табель, вказавши підставу «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП» та дату смерті як дату припинення трудових відносин.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?