Чи потрібно виставляти рахунки щомісяця для ФОП

Для ФОП‑перевізника рахунки й акти не обов’язково виставляти щомісяця, можна оформити один рахунок і один акт за результатами перевезень за два місяці, якщо такий порядок прямо допускає договір (або заявка як додаток до нього) і є належно оформлені транспортні документи на кожне перевезення.

Обґрунтування

1. Договір перевезення і заявка. За договором перевезення вантажу перевізник зобов’язується доставити вантаж, а відправник – оплатити перевезення, при цьому укладення договору підтверджується транспортною накладною або іншим документом, встановленим транспортними правилами, а не самим актом чи рахунком (Цивільний кодекс України, ст. 909). Транспортна заявка зазвичай лише конкретизує рейси, маршрут, тариф тощо, але її періодичність та зв’язок з актами/рахунками визначаються умовами договору.

2. Рахунок не є обов’язковим первинним документом. Рахунок сам по собі не фіксує факт надання послуг, а лише містить вимогу оплати; він не є обов’язковим реквізитом первинного документа і не обов’язково має збігатися за кількістю чи нумерацією з актами. Можна виставляти кілька рахунків протягом періоду, а акт робити один в кінці цього періоду, якщо так узгоджено між сторонами і це відповідає їх договору.

3. Акт наданих послуг як первинний документ. Акт підтверджує обсяг і вартість фактично наданих транспортних послуг і має містити обов’язкові реквізити первинного документа, перелічені у ст. 9 Закону № 996-XIV. Закон не вимагає складати акти щомісяця, тому один акт за два місяці допустимий, якщо: у ньому чітко вказано період і обсяг послуг; до нього можна «підв’язати» ТТН, заявки чи інші документи, що підтверджують кожне окреме перевезення; такий порядок не суперечить договору з ЮО.

4. Коли краще робити акти частіше. Якщо договір прямо вимагає щомісячного акта або акта після кожного перевезення, цей порядок слід виконувати, бо для податкової і суду це будуть обов’язкові умови сторін, а їх недотримання може створити спір щодо строків і підстав оплати. У разі потреби зручніший порядок (один акт за більший період) можна закріпити додатковою угодою до договору.

У вашій ситуації можна оформлювати один рахунок і один акт після закінчення двомісячної заявки, якщо це не суперечить договору і всі перевезення підтверджені належними транспортними документами.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?