Практичні поради щодо електронного документообігу та архівування бухзвітності

Паперово друкувати всі електронні первинні документи та регістри обліку не потрібно: достатньо правильно організованого електронного архіву, а паперові копії готуються лише за вимогою контрагентів або контролюючих органів; регістри (ОСВ, журнали тощо) доцільно зберігати в електронному вигляді, а друкувати щомісяця – лише за внутрішнім рішенням для контролю й підстраховки.

Обґрунтування

1. Первинні документи можуть бути електронними і не потребують обов’язкового друку. Первинні документи можуть складатися в паперовій або електронній формі, а електронні застосовуються в обліку за умови дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг, і підприємство зобов’язане виготовити їх паперові копії тільки на вимогу інших учасників операцій або контролюючих органів за рахунок підприємства (ч. 2, 6 ст. 9 Закону № 996-XIV).

2. Електронний архів первинки є достатнім, якщо виконує вимоги до зберігання. Електронні документи мають зберігатися на електронних носіях у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність, з можливістю відновлення у початковому форматі, доступом до інформації про походження, призначення, дату і час відправлення/одержання, а строк їх зберігання не може бути меншим, ніж для паперових аналогів (ст. 13 Закону № 851-15). Для практики це означає: зберігати файли документів разом із підписами (формати XML/PDF + КЕП), робити резервні копії (інший диск/сервер/хмара), слідкувати за доступністю архіву навіть після завершення ліцензії в Medoc/Вчасно.

3. Бухгалтерські регістри можуть бути тільки електронними, друк не є обов’язковим. Підприємство саме обирає систему регістрів обліку та спосіб обробки даних, а регістри можуть бути на папері або в електронній формі як відомості, журнали, відомості-ордери тощо; при веденні їх в електронній формі підприємство лише зобов’язане забезпечити технічні засоби для відтворення в зручному для читання вигляді (ч. 5 ст. 8 Закону № 996-XIV, п. 1.2, 3.2 гл. 1, 3 Положення № 88). Отже, щомісячний друк ОСВ, журналів-ордерів, аналізів рахунків – це внутрішнє рішення, а не вимога закону; для контролю доцільно принаймні зберігати їх у вигляді файлів (PDF/Excel) та мати можливість швидко роздрукувати при потребі.

4. Для податкових перевірок важливо мати можливість швидко надати копії документів. Податковий облік базується на первинних документах, регістрах обліку та фінансовій звітності (абз. 1 п. 44.1 ПКУ), а при веденні первинних документів в електронному вигляді платник зобов’язаний на вимогу контролерів виготовити паперові копії таких документів (ч. 6 ст. 9 Закону № 996-XIV, абз. 3 п. 2.2 Положення № 88). Тому критично мати структурований електронний архів із можливістю швидкого пошуку і друку, але не обов’язково все друкувати наперед.

Раціональний підхід: зберігати первинку і регістри в електронній формі з резервними копіями, а друкувати тільки те, що прямо вимагають контрагенти, контролери або ваші внутрішні процедури.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?