Компенсація пального працівника: питання податкових зобов'язань підприємства

Відображати мінусовий фактичний залишок пального в подорожньому листі не допускається, а відшкодування особистого пального працівника пальним підприємства створює ризик оподаткування додаткового блага та втрати неприбуткового статусу організації.

За ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинні документи мають відображати реальні господарські операції. Фізично від’ємної кількості пального в баку бути не може. Субрахунок 203 «Паливо» є активним і також не може мати кредитового, від’ємного або «червоного» залишку.

Мінус у подорожньому листі свідчить, що автомобіль використовував пальне, яке не було оприбутковане підприємством. Такий документ оформлений некоректно та втрачає статус належного первинного документа, що підтверджує реальність і цільове призначення витрат.

Законодавство не передбачає натурального відшкодування працівникові раніше витраченого власного пального шляхом наступного заправлення пальним підприємства без оформлення його закупівлі. Під час перевірки податкові органи можуть зіставити кількість заправленого підприємством пального з кілометражем службових поїздок за конкретний день. Якщо заправлений обсяг перевищує потребу на маршрут або списання покриває попередні витрати пального, якого не було в обліку, різницю можуть визнати пальним, наданим для особистих потреб працівника, — додатковим благом за пп. «е» або «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

У разі визнання пального негрошовим додатковим благом ПДФО становить 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ. Розрахунок такий: база = вартість пального × 1,219512; ПДФО = база × 18%. Військовий збір утримують за ставкою 5% із вартості пального без натурального коефіцієнта.

Також виникає ризик нарахування ЄСВ за ставкою 22%, оскільки контролюючі органи розглядають безоплатно надане пальне як індивідуальну виплату у складі фонду оплати праці за пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text.

Для неприбуткової організації додатково діють вимоги пп. 133.4.2 ПКУ: її доходи та майно повинні спрямовуватися виключно на фінансування утримання організації та реалізацію статутної мети. Списання пального за неналежними документами з мінусовими залишками або використання його для взаємозаліків із фізичною особою ДПС може кваліфікувати як нецільове використання активів. За пп. 133.4.3 ПКУ це загрожує виключенням із Реєстру неприбуткових установ та організацій, нарахуванням податку на прибуток за ставкою 18% на суму нецільового використання та переходом на сплату податку на прибуток на загальних підставах.

Для усунення цих ризиків потрібно припинити натуральне відшкодування та забезпечити облік без від’ємних залишків. Якщо працівник купує пальне власним коштом для службової поїздки, він отримує фіскальний чек АЗС із кількістю, вартістю пального та формою оплати. Роботодавцю подають чек, за потреби виписку з картки, та звіт про використання коштів. Організація оприбутковує придбане пальне й відшкодовує працівникові витрачені кошти грошима. ПДФО, військовий збір та ЄСВ при цьому не виникають, оскільки відшкодовуються витрати на придбання ТМЦ для потреб підприємства. Використане пальне надалі списують за подорожнім листом без мінусових залишків.

Якщо автомобіль передають за договором позички вже з пальним у баку, його кількість потрібно зафіксувати в акті приймання-передачі автомобіля за ст. 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Таке пальне оприбутковують як безоплатно отриманий актив за справедливою вартістю, формуючи документально підтверджений початковий залишок.

Оприбуткування пального, придбаного працівником власним коштом для потреб організації, — Дт 203 – Кт 372

Відшкодування працівникові вартості придбаного пального грошима — Дт 372 – Кт 311

Списання пального, використаного у службових поїздках, за подорожнім листом — Дт 92/94 – Кт 203

Оприбуткування за справедливою вартістю безоплатно отриманого пального в баку автомобіля під час його передання за договором позички — Дт 203 – Кт 718

Раді допомогти, звертайтесь ще!