Організація підписання касових ордерів без присутності директора та касира

У вихідні дні та після 18:00 ПКО і ВКО можуть підписувати не тільки директор і штатний касир, а й інші працівники, якщо їх прямо уповноважено внутрішнім актом керівника, на них покладено функції касира та оформлено повну матеріальну відповідальність. Щоб уникнути порушень, потрібно завчасно затвердити накази про перелік осіб, уповноважених підписувати касові документи, та про заміщення касира у разі його відсутності і забезпечити оформлення ордерів у день здійснення касової операції.

Обґрунтування

1. Загальне правило підпису ПКО та ВКО.
   Відповідно до Положення про ведення касових операцій, затвердженого постановою №148, прибуткові касові ордери підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, а видаткові касові ордери (відомості) — керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. Тобто вже базова норма дозволяє замість головного бухгалтера та, у частині ВКО, поряд з керівником використовувати іншу уповноважену посадову особу.

2. Делегування права підпису касових документів іншим працівникам.
   Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операцій з грошовими коштами, внутрішнім розпорядчим актом згідно з наказом №88. Пунктами 45 та 45¹ розділу IV Положення №148 передбачено, що керівник внутрішнім актом визначає посади та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, а також може покласти функції касира на іншого працівника або працівника іншого підприємства за договором, за умови повної матеріальної відповідальності.

3. Хто може підписувати ПКО/ВКО у вихідні та ввечері.
   З огляду на наведені норми, у разі відсутності директора і штатного касира ПКО та ВКО можуть підписувати:

   • працівники, визначені наказом керівника як особи, уповноважені на підпис касових документів (замість головного бухгалтера чи керівника — у межах дозволеного Положенням №148);
   • працівник, на якого наказом покладено функції касира, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність.
     При цьому у видаткових документах обов’язковими залишаються підписи уповноваженої особи, що заміщує головного бухгалтера, та керівника або іншої особи, прямо уповноваженої керівником.

4. Як правильно організувати підписання ПКО та ВКО.
   Для уникнення порушень касової дисципліни доцільно:

   1. Наказом керівника затвердити перелік посад та конкретних осіб, уповноважених підписувати касові документи (у тому числі на випадок відсутності директора/касира).
   2. Окремим наказом покласти функції касира на одного чи кількох працівників (адміністраторів тощо) на час роботи каси у вечірній час/у вихідні, з укладенням договорів про повну матеріальну відповідальність.
   3. Передбачити у посадових інструкціях цих працівників обов’язки щодо роботи з готівкою і підписання касових документів.
   4. Забезпечити, щоб прибуткові та видаткові ордери оформлювалися саме в день здійснення касової операції згідно з п. 32 розд. III Положення №148, тобто щоб у момент приймання/видачі готівки фізично була присутня уповноважена особа-підписант.

Зверніть увагу

Покладення функцій касира та права підпису касових документів на іншого працівника зазвичай змінює його трудові обов’язки, що є зміною істотних умов праці і потребує попередження працівника за два місяці за ст. 32 Кодексу законів про працю України.

Чітко оформлені накази про делегування підпису і функцій касира та дотримання щоденного оформлення ордерів забезпечать безперервну роботу каси без порушення касової дисципліни.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?