Живий підпис чи електронний: що важливо в контрактних угодах

Для самого зовнішньоекономічного контракту «живий» підпис нерезидента на паперовому оригіналі прямо не є обов’язковим, але бажано, щоб сторони письмово погодили, що договір вважається укладеним шляхом обміну сканами підписаних примірників електронною поштою, інакше зростають ризики спорів щодо дійсності підпису.

Обґрунтування

1. ЗЕД‑контракт може бути не тільки «на папері». Відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону № 959-ХІІ зовнішньоекономічний договір укладається у простій письмовій або в електронній формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. Це дає сторонам можливість використовувати електронні засоби зв’язку для оформлення договору.

2. Письмова форма через електронні засоби зв’язку. У ст. 207 ЦКУ зазначено, що правочин вважається вчиненим у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), якими обмінялися сторони, а також якщо воля сторін виражена за допомогою електронного чи іншого технічного засобу зв’язку, і правочин підписаний стороною (сторонами) ЦКУ. Частина 2 ст. 639 ЦКУ дозволяє сторонам домовитися про укладення договору за допомогою інформаційно‑комунікаційних систем, і тоді він вважається укладеним у письмовій формі.

3. Скан підпису = аналог власноручного підпису, потрібна згода сторін. Використання факсиміле, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису (у тому числі «фото підпису» на скані) допускається лише у випадках, встановлених законом, або за письмовою згодою сторін із зазначенням зразків такого аналога чи іншим врегульованим порядком його використання (ч. 3 ст. 207 ЦКУ, наведена у податковій консультації ЗІР). Без такої письмової домовленості контрагент або контролюючі органи можуть ставити під сумнів належність підпису конкретній особі.

4. Електронний договір з підписом надійніший, ніж просто скан. Законодавство про електронні документи передбачає, що створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису, а суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи за законом або за домовленістю між собою (ст. 6, 14 Закону № 851-IV). Тому з точки зору доказовості безпечніше або обмінятися підписаними паперовими оригіналами, або оформити договір як електронний правочин з електронними підписами сторін, ніж покладатися лише на скани без спеціальної договірної умови.

Реально з урахуванням щомісячних інвойсів та оплат ваш варіант працює, але у договорі варто прямо прописати, що обмін сканами підписаних примірників по email є належним способом укладення та підтвердження договору.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?