Оформлення подорожнього листа: до рейсу чи після змін

Подорожній лист відкривають до початку рейсу, під час поїздки доповнюють фактичними даними, а після повернення остаточно заповнюють і підписують. Якщо маршрут змінився, у документі зазначають фактичний рух та причину відхилення від початкового завдання.

Оскільки типові форми скасовані, підприємство самостійно затверджує форму подорожнього листа та порядок документообігу відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text і розділу 5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

До виїзду зазначають дату, марку й державний номер автомобіля, ПІБ водія, планове завдання та маршрут, початкові показники спідометра і залишок пального. Механік проставляє відмітку про технічну справність автомобіля, медичний працівник — про проходження водієм щозмінного передрейсового медичного огляду відповідно до статей 45, 46 Закону України «Про дорожній рух».

Під час рейсу фіксують фактично відвідані адреси, пункти маршруту та всі заправки із зазначенням реквізитів підтвердних документів — чеків АЗС.

Після повернення вносять кінцеві показники спідометра, фактичний пробіг у кілометрах або мотогодини для спецтехніки, залишок пального та розраховують його витрату:

Фактична витрата = залишок на початок + заправлено − залишок на кінець.

Фактичну витрату порівнюють із затвердженими на підприємстві нормами. Заповнений документ підписують водій і відповідальна особа — бухгалтер, механік або диспетчер.

Якщо в дорозі виникла потреба змінити маршрут, фактичні додаткові чи кінцеві пункти зазначають у відповідних графах або примітках. Для незапланованих поїздок указують виробничу мету, наприклад доставку додаткової партії товару за накладною №…, термінову закупівлю запчастин для ремонту ТОВ «Х» або об’їзд ремонту дороги за розпорядженням поліції. Це підтверджує зв’язок поїздки з господарською діяльністю. За суттєвого відхилення від маршруту або перевитрати пального водій після повернення може надати пояснювальну чи службову записку з візою керівника про погодження змін.

Якщо потрібно саме виправити помилковий запис у паперовому подорожньому листі, застосовується коректурний спосіб за розділом 4 Положення № 88. Неправильний текст або цифри закреслюють однією тонкою рискою так, щоб їх можна було прочитати, поруч або над ними записують правильні дані, роблять напис «Виправлено» та зазначають дату. Виправлення засвідчують підписами тих самих осіб, які підписали документ. Використовувати коректор, підчищати або замазувати записи заборонено.

В електронному документі помилки виправляють за пунктом 4.10 Положення № 88 шляхом створення нового виправленого документа або коригувального запису зі збереженням дати виправлення, посад і ПІБ відповідальних осіб та накладенням їхніх КЕП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!