Зміни в облікових даних: підстави та документи для подання

Якщо зміни адрес виявлені під час внутрішнього звіряння, підставою для додатка 4 будуть ті документи, з яких ви берете оновлені дані (витяг/е-ВОД/паспорт/заява тощо), а сам факт «внутрішнього звіряння» підставою не є; при одночасній зміні задекларованої (зареєстрованої) і фактичної адреси витяг про місце проживання може бути документом-підставою щодо зареєстрованої адреси, а щодо фактичної — доцільно орієнтуватися на актуальний ВОД або заяву працівника.

Обґрунтування

1. Внутрішнє звіряння лише виявляє зміни, але не є «підтвердним» документом. Внутрішнє звіряння проводять за графіком, затвердженим керівником, для зіставлення Списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами та виявлення розбіжностей, після чого оновлюють дані у Списках та повідомляють ТЦК через додаток 4 відповідно до п. 45 і п. 34 Порядку №1487. Сам Порядок не зобов’язує складати окремий акт або робити його обов’язковою «підставою» для додатка 4, головне — оновити Списки і подати повідомлення у випадках, визначених п. 34.

2. Які документи вказувати як підставу в п. 8 додатка 4. У полі 7 додатка 4 зазначають суть зміни, наприклад «зміна задекларованого/зареєстрованого місця проживання» та «зміна фактичного місця проживання», а в полі 8 — реквізити документа, що підтверджує ці зміни (назва, номер, дата) за формою додатка 4 до Порядку №1487. Такими документами можуть бути:

   • витяг з реєстру задекларованого/зареєстрованого місця проживання;
   • актуальний е-ВОД / роздруківка з «Резерв+» із новими адресами;
   • заява працівника про зміну місця фактичного проживання, якщо саме з неї ви берете дані.
     Порядок прямо дозволяє лише фіксувати реквізити підтвердних документів, не вимагаючи їх долучення.

3. При одночасній зміні зареєстрованої та фактичної адреси. Зміна зареєстрованого/задекларованого місця проживання і фактичної адреси є обліковими даними, про які роботодавець зобов’язаний:

   • у п’ятиденний строк внести зміни до Списків;
   • до 5 числа наступного місяця подати повідомлення за додатком 4 до ТЦК за місцем військового обліку працівника відповідно до п. 34 Порядку №1487.
     Витяг про місце проживання логічно використовувати як підставу для зміни задекларованої/зареєстрованої адреси, а фактичну адресу доцільно підтвердити е-ВОД або заявою працівника, і саме їх реквізити вказати в п. 8.

Коректно буде: у додатку 4 в полі 7 описати обидві зміни адрес, а в полі 8 — зазначити реквізити витягу та/або е-ВОД/заяви, з яких ви взяли оновлені дані.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?