Вибір між договором позички та оренди мобільних телефонів

Комунальне підприємство може укласти з працівниками як договори позички смартфонів, так і договори оренди. Доцільнішим є безоплатне користування за договором позички: підприємство не витрачає кошти на оренду, не проводить відповідну закупівлю та не утримує податки з орендної плати.

За частиною 1 статті 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 працівник може безоплатно передати підприємству телефон у користування на визначений строк. Обмеження частини 2 статті 829 ЦКУ стосується передання підприємством свого майна керівнику або засновнику, а не отримання майна від працівників. Договір позички смартфона укладається в простій письмовій формі відповідно до статті 828 ЦКУ та не потребує нотаріального посвідчення.

Оскільки вартість користування за договором позички становить 0 грн і кошти підприємства не витрачаються, такі відносини не підпадають під дію Закону України «Про публічні закупівлі» та постанови КМУ від 12.10.2022 № 1178. Створювати закупівлю й оприлюднювати звіт у Prozorro щодо позички не потрібно.

Для оформлення укладіть окремий договір із кожним працівником, зазначивши марку, модель, IMEI, балансову або оціночну вартість телефону та строк користування. Передання оформіть актом приймання-передачі, а смартфон відобразіть на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, погодженою в договорі чи акті.

Наказом керівника затвердьте перелік посад, для яких потрібен службовий мобільний зв’язок, закріпіть телефонні номери та SIM-карти за конкретними смартфонами й працівниками, установіть місячні ліміти витрат виключно для службових цілей. Таке оформлення підтверджує використання зв’язку для потреб підприємства та знімає ризик визнання його оплати додатковим благом працівника за підпунктом 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. За безоплатного передання телефону доходу в працівника не виникає, тому ПДФО та військовий збір не утримуються.

Оренда за статтями 759 та 762 ЦКУ передбачає плату за користування телефоном. Нотаріальне посвідчення такого договору не потрібне, проте виникають витрати підприємства. Оренда рухомого майна є закупівлею послуг, тому орендні платежі потрібно включати до річного плану закупівель та оприлюднювати в Prozorro звіти про укладені договори, навіть якщо річна сума менша за 100 тис. грн.

При виплаті орендної плати КП виконує функції податкового агента відповідно до підпункту 170.1.1 ПКУ: утримує ПДФО 18% за пунктом 167.1 ПКУ та військовий збір 5% за пунктом 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ. ЄСВ на орендну плату за рухоме майно не нараховується. Виплати відображаються в додатку 4ДФ з ознакою доходу «127».

Сплата орендної плати власним працівникам за особисті телефони також може викликати запитання Держаудитслужби щодо економічної доцільності та ефективності використання коштів громади. Позичка усуває витрати на оренду та пов’язані з ними ризики претензій щодо нецільового використання коштів, а також потребу щомісяця нараховувати орендну плату, утримувати ПДФО і військовий збір та оформлювати платежі на їх сплату.

Раді допомогти, звертайтесь ще!