Відновлення документів після пошкодження: як діяти підприємству

У вашій ситуації застосувати звільнення від відновлення документів за підпунктом 69.28 ПКУ не вдасться, якщо на дату їх знищення територія, де підприємство провадило діяльність, не мала статусу території активних бойових дій або тимчасово окупованої території. Захист підприємства потрібно забезпечити документальним підтвердженням знищення архіву й сервера, повідомленням контролюючих органів, підтвердженням неможливості виконання податкових обов’язків та поетапним відновленням документів.

Механізм формування Переліку територій визначає постанова Кабінету Міністрів України від 06.12.2022 № 1364 зі змінами, внесеними, зокрема, постановою КМУ від 28.01.2026 № 120. Сам Перелік затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 № 376 у редакції наказу від 26.05.2026 № 987, чинній з 05.06.2026. Наказ Мінреінтеграції від 22.12.2022 № 309 втратив чинність 20.03.2025.

Підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text установлює спеціальні правила збереження показників звітності, витрат і податкового кредиту без первинних документів, звільнення від їх відновлення та мораторій на перевірки для платників, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях.

У Переліку, затвердженому наказом № 376, для районів і громад Київської області визначені дати завершення бойових дій у 2022 році. Наразі території Київської області не мають статусу територій активних бойових дій. Окреме влучання БПЛА чи ракетний удар не змінюють юридичного статусу громади. Тому втрату документів за таких обставин ДПС розглядає як таку, що відбулася поза межами відповідних територій у розумінні абзацу восьмого підпункту 69.28 ПКУ, та вимагає застосовувати загальну процедуру за пунктом 44.5 статті 44 ПКУ.

Отримайте акт ДСНС про пожежу або довідку про наслідки обстрілу та руйнування будівлі. Подайте до Національної поліції або СБУ заяву про злочин та отримайте витяг з ЄРДР про початок досудового розслідування за фактом ворожого удару.

Наказом керівника призначте комісію для розслідування обставин події та проведіть інвентаризацію вцілілих і втрачених цінностей відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14. Оформіть акт про повне знищення серверного обладнання, комп’ютерної техніки та архіву документів із зазначенням приміщень, обставин знищення та додаванням фото- і відеоматеріалів.

Протягом 5 днів із дня події письмово повідомте ДПС за місцем обліку та відповідний митний орган згідно з абзацом першим пункту 44.5 статті 44 ПКУ. До повідомлення додайте копії витягу з ЄРДР, документів ДСНС та актів внутрішньої комісії. Офіційне повідомлення є підставою для перенесення податкових перевірок до відновлення документів, але не більше ніж на 120 днів, та захисту від застосування пункту 44.6 статті 44 ПКУ щодо визнання документів відсутніми на час складання звітності протягом періоду їх офіційного відновлення.

Якщо через знищення сервера, комп’ютерів та архіву неможливо виконати податкові обов’язки в повному обсязі, подайте до ДПС заяву з підтвердними документами за Порядком підтвердження можливості чи неможливості виконання платником податків обов’язків, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 29.07.2022 № 225. Пункт 2 розділу II цього Порядку передбачає знищення документів і комп’ютерного обладнання внаслідок бойових дій як підставу неможливості виконання податкових обов’язків. Підпункт 69.1 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ передбачає звільнення від відповідальності за їх несвоєчасне виконання за підтвердженої неможливості.

Зверніться до ТПП України або регіональної торгово-промислової палати за індивідуальним сертифікатом про форс-мажорні обставини щодо законодавчих і податкових зобов’язань відповідно до статті 14-1 Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні» № 671/97-ВР. Сертифікат разом із витягом з ЄРДР підтверджує обставини непереборної сили, які за підпунктом 112.8.9 статті 112 ПКУ виключають фінансову відповідальність, зокрема штрафи та пеню, за порушення строків відновлення документів чи неподання звітності внаслідок таких обставин.

Список понад 3 000 контрагентів відновлюйте за даними, які зберігаються поза локальним сервером. Через Електронний кабінет завантажте з ЄРПН реєстри виданих та отриманих податкових накладних і розрахунків коригування за попередні періоди з урахуванням строків зберігання 1 095–1 825 днів за пунктом 44.3 статті 44 ПКУ. Вони містять назви й коди ЄДРПОУ контрагентів, дати та номери операцій, номенклатуру послуг, суми без ПДВ і суми ПДВ.

До обслуговуючих банків направте офіційні запити про надання електронних і паперових архівів виписок за необхідні звітні періоди. Банківські дані дозволять установити найменування, коди та рахунки контрагентів, а за призначенням платежів — реквізити договорів або рахунків-фактур.

Додатково отримайте доступні дані адміністрації митного комплексу: звіти підприємства, журнали пропуску та реєстри транспортних засобів. Перевірте M.E.Doc, Вчасно, СОТА, інші сервіси електронного документообігу та електронну пошту: первинні документи або резервні копії можуть зберігатися в хмарних сервісах провайдерів. Після встановлення контрагентів направляйте їм електронні або письмові запити про надання дублікатів чи засвідчених копій договорів та актів наданих послуг у зв’язку з форс-мажором.

Пункт 44.5 статті 44 ПКУ встановлює строк відновлення документів — 90 календарних днів. Фіксуйте кожен етап роботи: зберігайте поштові квитанції, реєстри вихідних листів, квитанції електронного документообігу та отримані відповіді. Якщо на 90-й день відновлення ще триватиме, направте до ДПС проміжний звіт із кількістю відновлених документів, надісланих запитів та відповідей, які очікуються. Документально підтверджені системні заходи з відновлення та докази непереборної сили забезпечують захист від визнання документів відсутніми на час складання звітності за пунктом 44.6 ПКУ та є аргументами для судового оскарження невизнання витрат і застосування штрафів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!