Алгоритм змін місця роботи працівників та сплати ПДФО

Компанія оформлює працівникам переведення на інше місце роботи (або дистанційну роботу) із наказом і згодою працівника, протягом 10 робочих днів подає 20‑ОПП щодо закриття старого об’єкта (і, за потреби, нового), а ПДФО починає сплачувати за новим місцем із дати фактичного переведення працівників, розподіляючи дохід між «старою» і «новою» територіальними громадами за перехідний місяць.

Обґрунтування

1. Кадрове оформлення зміни місця роботи. Переведення працівника в іншу місцевість допускається лише за його згодою, оскільки це зміна істотних умов праці, що прямо випливає з ч. 1 ст. 32 Кодексу законів про працю України. На практиці працівник подає заяву про переведення (або про згоду), а роботодавець видає наказ про переведення із зазначенням нової місцевості/структурного підрозділу, дати переведення та умов праці. Спеціально затвердженої уніфікованої форми заяви чи наказу закон не встановлює, їх оформлюють у довільній формі з обов’язковими реквізитами.

2. Альтернатива — дистанційна робота. Якщо роботу можна виконувати поза приміщенням роботодавця, можна замість переведення запровадити дистанційну роботу за ст. 60‑2 КЗпП, що дозволяє у разі загрози збройної агресії запровадити дистанційну роботу наказом роботодавця без обов’язкового письмового договору. У такому разі в кадрових документах фіксують зміну режиму роботи (наказ про дистанційну роботу, ознайомлення працівника), а не зміну місцевості роботи.

3. 20‑ОПП: коли і які зміни подавати. Якщо місце роботи в іншому місті (орендований офіс/склад тощо) було зазначено у 20‑ОПП як об’єкт оподаткування, при припиненні його використання потрібно подати 20‑ОПП із кодом «6 – закриття об’єкта» та відповідним станом об’єкта («6 – об’єкт відчужений / повернутий власнику» або інший коректний код), протягом 10 робочих днів після припинення використання об’єкта, як це випливає з п. 8.4 Порядку №1588. Якщо з’являється нове місце роботи (новий офіс/склад тощо), щодо нього протягом 10 робочих днів також подають нову 20‑ОПП із кодом «1 – перше надання інформації». Форма подається за основним місцем обліку, у тому числі для об’єктів в інших містах.

4. З якої дати змінюється місце сплати ПДФО. ПДФО юридична особа сплачує за місцезнаходженням об’єкта, де фактично працюють працівники та через який їм виплачують дохід, відповідно до п. 168.4 Податкового кодексу України. Тому в місяці зміни місця роботи зарплату й ПДФО слід розподілити: до дати переведення — до бюджету за старою територіальною громадою, з дати переведення (уключно) — до бюджету за новим місцезнаходженням. Починаючи з наступного повного місяця, ПДФО за цих працівників сплачується лише за новим місцем. Якщо працівників переводять на дистанційну роботу без «прив’язки» до нового об’єкта в іншому місті, ПДФО продовжують сплачувати за основним місцем обліку підприємства.

5. Зв’язок із 20‑ОПП та неосновним місцем обліку. Якщо старе місце роботи було підставою для постановки на неосновний облік (об’єкт в іншій адміністративно‑територіальній одиниці), після подання 20‑ОПП із «закриттям» об’єкта податкова зніме підприємство з обліку за цим неосновним місцем. Для нового об’єкта в іншому місті у 20‑ОПП знову ставлять відмітку про взяття на неосновний облік, і саме з дати фактичного початку роботи працівників там виникає обов’язок сплачувати ПДФО до бюджету цієї територіальної громади.

Алгоритм дій

1. Оцінити, кого можна/треба перевести до іншого міста, а кого — на дистанційну роботу.
2. Отримати письмові заяви/згоди працівників на переведення або видати накази про дистанційну роботу, потім видати накази про переведення із зазначенням дати.
3. У місяці переведення нарахувати зарплату окремо до й після дати переведення, ПДФО за перший відрізок сплатити за «старим» місцем, за другий — за «новим».
4. Протягом 10 робочих днів подати 20‑ОПП про закриття старого об’єкта й, за потреби, про новий, із відміткою про неосновне місце обліку.
5. Надалі ПДФО за цих працівників сплачувати лише за новим місцем (якщо вони закріплені за новим об’єктом) або за основним місцем обліку (якщо працюють дистанційно без закріплення за конкретним об’єктом).

За такою схемою кадрові документи, 20‑ОПП і сплата ПДФО будуть узгоджені між собою й із нормами трудового та податкового законодавства.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?