Витрати на відрядження: бухгалтерський облік та податкові зобов’язання ТОВ

Витрати фіксуються в обліку в сумі гривень, фактично списаних із гривневого рахунку (через субрахунок 372). ПДВ-зобов’язання щодо отримання послуг від нерезидента не виникають, оскільки послуги проживання та пасажирського перевезення мають місце постачання за межами території України. Для зняття ризику оподаткування витрат як додаткового блага формулюлювання банківської виписки нейтралізується наказом на відрядження, квитками та рахунком готелю.

1. Відображення операцій у BAS

Оскільки оплата відбувалася напряму з гривневого рахунку ТОВ за допомогою корпоративної платіжної картки (КПК), кошти в момент списання вважаються виданими під звіт директору:

• Списання коштів із рахунку: Документ «Списання з банківського рахунку» з видом операції «Перерахування підзвітній особі» або «Інше списання» (проводка Дт 3721 – Кт 311). Сума проводиться рівно в тому розмірі в гривнях, який списав банк з урахуванням банківської конвертації та комісій.
• Визнання витрат після відрядження: Документ «Звіт про використання коштів» (або бухгалтерська довідка, якщо внутрішнім положенням звіт не складається за відсутності готівкових розрахунків згідно з пп. 170.9.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21041). У табличній частині витрати списуються проводкою Дт 92 (або 93) – Кт 3721 на суму фактично списаних гривень за відповідними квитками та готелем. Валютні рахунки (наприклад, 632) у цьому ланцюжку застосовувати не потрібно, оскільки розрахунок здійснено негайно платіжним інструментом без виникнення довгострокової заборгованості перед постачальником.

https://7eminar.ua/news/567-vidryadzennya-po-ukrayini

2. За яким курсом перераховувати витрати

Оскільки списання відбувалося з гривневого рахунку з миттєвою конвертацією платіжною системою та банком, витрати в бухгалтерському обліку визнаються у сумі фактично списаних банком гривень відповідно до банківської виписки (п. 5 НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»).

Окремо перераховувати інвойси у валюті за курсом НБУ не потрібно: кошти списано в гривні, а різниця між комерційним курсом банку/платіжної системи та офіційним курсом НБУ вже закладена у суму гривневого списання. Курсові різниці за такими підзвітними операціями не виникають, оскільки заборгованість є гривневою (п. 5 НП(С)БО 21).

https://7eminar.ua/news/1167-vidryadzennya-za-kordon

3. Документальне підтвердження зв’язку з відрядженням

Автоматичне призначення платежу у банківській виписці («Сплата за товар у терміналі...») формується банком/еквайром автоматично й само по собі не є підставою для невизнання витрат або оподаткування.

Проте для підтвердження того, що витрати здійснені в межах господарської діяльності та не є додатковим благом директора згідно з пп. 170.9.1 Податкового кодексу України, обов’язково потрібні:

• Наказ про службове відрядження із зазначенням мети, строку, маршруту поїздки та зв'язку з господарською діяльністю ТОВ.
• Авіаквитки (маршрутні квитанції) із зазначенням ПІБ директора разом із посадковими талонами.
• Рахунок (інвойс) з готелю, оформлений на директора чи підприємство, де вказано дати перебування, ПІБ гостя та перелік послуг.
• Банківська виписка за корпоративним картковим рахунком, що підтверджує списання коштів.
• Звіт про виконання службового завдання / протоколи зустрічей за результатами відрядження.
• За наявності зазначеного пакета документів ці витрати не включаються до оподатковуваного доходу працівника (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України).

4. ПДВ при отриманні послуг від нерезидента

У ТОВ-неплатника ПДВ не виникає обов'язку подавати Розрахунок податкових зобов'язань неплатника чи сплачувати «імпортний» ПДВ.

Місце постачання послуг: Відповідно до ст. 180 та ст. 208 Податкового кодексу України ПДВ нараховується отримувачем лише за послугами нерезидентів, місце постачання яких розташоване на митній території України (ст. 186 Податкового кодексу України).

Послуги готелю: Згідно з пп. 186.2.2 Податкового кодексу України, місцем постачання послуг з проживання та тимчасового розміщення є фактичне місцезнаходження нерухомого майна (у цьому разі — Швейцарія, тобто за межами митної території України).

Послуги міжнародного перевезення: Згідно з пп. 186.3 Податкового кодексу України та п. 185.1 Податкового кодексу України, послуги з міжнародних перевезень пасажирів за межами України або оформлені міжнародними квитками не створюють об'єкта оподаткування послуг нерезидента за правилами ст. 208 Податкового кодексу України.

Оскільки місце постачання обох видів послуг розташоване за межами території України, об'єкт оподаткування ПДВ відсутній, отже, нарахування зобов'язань та подання звітності з ПДВ не здійснюються.

Раді допомогти, звертайтесь ще!